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Annexe A Etendu Des Travaux. Pièce Jointe 1 - Renseignement sur la Facturation du Maitre d œuvre

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Annexe A Etendu Des Travaux Pièce Jointe 1 - Renseignement sur la Facturation du Maitre d œuvre A. MODELE DE FACTURE A SOUMETTRE PAR LE MAITRE D ŒUVRE (LES 15 ELEMENTS INDIQUES EN ROUGE AU DESSOUS DOIVENT
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Annexe A Etendu Des Travaux Pièce Jointe 1 - Renseignement sur la Facturation du Maitre d œuvre A. MODELE DE FACTURE A SOUMETTRE PAR LE MAITRE D ŒUVRE (LES 15 ELEMENTS INDIQUES EN ROUGE AU DESSOUS DOIVENT ÊTRE INCLUS AU MINIMUM) En-tête de l'entreprise [1] [Nom] [2] [Forme de constitution et montant du capital-actions, le cas échéant] 3] [Adresse] [4] Inscription au registre du commerce et des sociétés n [5] Numéro d'enregistrement fiscal [6] [Date] To [7] TASIAST MAURITANIE Limited S.A. [8] ZRA 741 P.O. Box: 5051 Nouakchott-Mauritanie [9] RC 2945(c)/43942(a), [10] NIF tel : / [11] FACTURE N /201_ [12] PO N Notre facture relative à [Décrivez services / biens] Description quantité / services PriX Item A [13] Total HT [RSI Inclus] XXXX DEVISE [14] TOTAL TTC [15] XXXX DEVISE [NOM] Etabli en deux copies originales [Signature] AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 1 sur 8 B. FACTURATION, PAIEMENTS ET INFORMATIONS ASSOCIÉES RELATIVES AU MAÎTRE D ŒUVRE L objectif du Propriétaire à travers le traitement des factures des Services faisant l objet d un contrat est de payer les Maîtres d œuvre conformément aux obligations contractuelles du Propriétaire énoncées dans le Contrat, de façon efficace et dans les délais impartis. Ceci peut être réalisé via l obtention par les Maîtres d œuvre des approbations auprès du Département utilisateur à travers un processus d envoi des factures ProForma tel que décrit dans les présentes. Les Factures ProForma sont des factures «préliminaires», elles n ont pas pour objet le paiement. Les Factures ProForma doivent inclure l intitulé «ProFroma Non valable pour le paiement». Les Maîtres d œuvre doivent simplement envoyer leurs factures ProForma à l Utilisateur final/propriétaire du Contrat désignés dans leur contrat avec un renvoi au Numéro de Contrat initial. L Utilisateur final examinera la facture ProForma et une fois d accord avec le montant facturé relativement aux Services fournis, il délivrera et obtiendra les approbations pour les montants concernés dans le système ERP du Propriétaire. Le déblocage et l approbation générera un Numéro de Bon de commande pour paiement appelé un O2 ou O3 (BC relatif au Service) nécessaire avant le paiement de toute facture dans le système ERP du Propriétaire. Le Maître d œuvre recevra une notification indiquant le numéro du BC relatif au Service, avec les quantités et valeurs exactes que le Maître d œuvre est habilité à facturer formellement pour les Services approuvés. Ensuite, le Maître d œuvre soumettra une Facture pour paiement qui correspondra exactement à la notification du BC relatif au Service. Le Maître d œuvre doit inclure le numéro du BC relatif au Service sur la Facture pour paiement. Les Factures pour paiement devront être envoyées au département Fournisseurs du Propriétaire de la façon suivante : - Fournisseurs locaux : - Fournisseurs étrangers : À : Département Fournisseurs Tasiast À : Fournisseurs étrangers Veuillez-vous reporter à la première section (Exemple de facture) et à la dernière section pour obtenir les formats spécifiques et les instructions d envoi pour les Factures adressées au département Fournisseurs de la Société. À titre de clarification, une Facture pour paiement ne doit PAS inclure la mention ProFroma. L ensemble des factures doivent être dûment détaillées et accompagnées des justificatifs adéquats, y compris les rapports quotidiens, les feuilles de temps approuvées et signées par le représentant du Département Utilisateur et les reçus originaux pour les frais remboursables. Le Propriétaire ne paiera que les montants indiqués sur des factures originales. L ensemble des factures doivent être accompagnées de la documentation fiscale applicable. 1. Informations relatives au traitement des factures La Pièce 1 montre le processus du Contrat à la Facture pour paiement. Conformément aux conditions de paiement standard du Propriétaire, les factures dûment remplies seront payées par voie AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 2 sur 8 électronique/donneront lieu à un virement sur le compte bancaire du Maître d œuvre dans les trente (30) jours suivant leur réception par le Département Finance. Les paiements peuvent uniquement être effectués en faveur du Maître d œuvre dont le nom est indiqué sur le Contrat. Ainsi, le nom associé au compte bancaire du Maître d œuvre doit être le même que celui figurant sur le Contrat. 2. Factures incorrectes Département Utilisateur Les Factures ProForma qui contiennent des éléments techniques incorrects seront traitées par l Utilisateur final directement avec le Maître d œuvre et/ou l Utilisateur final ne débloquera dans le système que ce qu il accepte et cela sera pris en compte dans le BC relatif au Service remis au Maître d œuvre. Le Maître d œuvre doit résoudre tout problème directement avec l Utilisateur final. Toute Facture pour paiement émise par le Maître d œuvre doit correspondre exactement au BC relatif au Service qui y est indiqué. Autrement, les paiements ne pourront pas être traités dans les systèmes ERP du Propriétaire. Le Département Utilisateur peut prendre les mesures suivantes en fonction de chaque situation particulière selon l ampleur de l écart, le risque de recouvrement, etc. (a) Retourner la Facture ProForma : Pour les problèmes et écarts importants. (b) Saisir le déblocage et le BC relatif au Service pour la valeur modifiée : L Utilisateur final peut communiquer directement avec le Maître d œuvre pour évoquer les montants contestés et ceux qui seront débloqués. Ajuster cette facture : Pour les problèmes et écarts mineurs, obtenir l accord verbal du Maître d œuvre sur la modification de la facture et le confirmer par écrit au Maître d œuvre, avec en copie le Département Comptes Créditeurs et le Département Contrats, ajuster la facture (sous réserve des dispositions relatives aux documents fiscaux indiquées ci-dessous), joindre la confirmation à la facture et la retourner au Maître d œuvre pour envoi au Département Comptes Créditeurs. (c) Rejeter la Facture ProForma Demande révisée : 3. Approbations Département Comptes Créditeurs Les factures finales du Maître d œuvre devront être envoyées (après notification du Numéro du BC relatif au Service) au Département Comptes Créditeurs correspondant du Propriétaire tel qu indiqué au point 2.0. ci-dessus et doivent être complétées tel que décrit ci-dessus. Le Département Comptes Créditeurs fera ce qui suit : (a) Apposition du cachet avec la date de réception (conditions de paiement normales du Propriétaire : 30 jours suivant la réception par le Département Comptes Créditeurs du Propriétaire d une facture complète et adéquate). (b) Chargement/saisie dans JDE. Les Factures pour paiement doivent toujours être chargées conformément au BC relatif au Service concerné, qui doit d abord être établi dans JDE par l Utilisateur final. (c) Vérification de l exactitude et de la validité des documents fiscaux. (d) Vérifier que les documents accompagnant la facture sont adéquats et complets. (e) Vérifier que l ensemble des calculs arithmétiques des documents justificatifs et de la facture sont corrects. AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 3 sur 8 (f) Vérifier que la facture comprend l ensemble des éléments obligatoires tel que détaillé dans la Pièce 2 ci-dessous. Pour l ensemble des factures correctes reçues, le Département Comptes Créditeurs conservera les Documents fiscaux originaux et traitera la facture pour procéder au paiement en se basant sur la correspondance tripartite décrite dans les présentes. 4. Factures incorrectes Département Comptes Créditeurs Les factures qui contiennent des problèmes de comptabilité seront retournées au Maître d œuvre ou conservées et traitées par le Département Comptes Créditeurs jusqu à ce que les problèmes aient été résolus. Les factures incorrectes seront traitées par le Département Comptes Créditeurs de la façon décrite ci-dessus pour le Département Utilisateur. Le Département Comptes Créditeurs mettra en copie le Département Utilisateur et le Département Contrats pour toute correspondance avec le Maître d œuvre liée aux factures. Image 1 : Flux de traitement des factures pour paiement AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 4 sur 8 C. Notes relatives aux exigences en matière de facturation - Services de consolidation et de transfert de fret international Format de facturation et documentation à l'appui Des factures séparées par table de prix sont requises Différents types de factures (potentiellement) au sein d une table seront nécessaires, c est-à-dire que les taux mensuels doivent être facturés sur des factures distinctes pour des postes individuels de tarification à taux unitaire par activité. Les lignes de taux mensuelles de toutes les tables peuvent être regroupées dans une seule facture (le cas échéant). Les postes individuels de prix par unité de tarification à l unité, y compris le fret, doivent être consolidés dans les factures pour chaque B / L par mode (aérien, routier et maritime), y compris FCL, LCL consolidé, LCL non consolidé, Breakbulk, y compris : tous les tarifs unitaires contractuels (par BoL, ID de, etc.) tous les tarifs de fret. tous les frais doivent être inclus si la majorité des services sont complétés dans un délai d un mois, c est-à-dire que tous les conteneurs ne peuvent pas encore être déplacés de NK mais peuvent être facturés. La page de couverture principale de la facture pour les transports maritimes doit comprendre: o Numéro de facture o Date o Date d'échéance o Nom du navire et numéro de voyage o Numéro BOL o Liste des numéros de commande liés à la BOL o Liste des numéros de conteneurs et de scellés o Quantité (par conteneur) o Poids (par conteneur) o Volume (par conteneur) o Poids facturable (applicable uniquement aux LCL non consolidées) o ETD POD o ETA POE o Port de départ o Port de destination o Valeur totale La page de couverture principale de la facture de fret aérien doit comprendre: o Numéro de facture o Date o Date d'échéance o Numéro de vol AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 5 sur 8 o Numéro AWB o Liste des numéros de commande liés à l'awb o Quantité o Poids o Volume o Poids facturable o ETD APOD o ETA APOE o Aéroport de départ o Aéroport de destination o Valeur totale La page de couverture principale de la facture des transports routiers doit inclure: o Numéro de facture o Date o Date d'échéance o Numéros de plaques d'immatriculation o Liste des numéros de commande associés au voyage o Quantité o Poids o Volume o Poids facturable o Lieu de chargement ETD o Destination ETA o Lieu de chargement o Lieu de destination o Valeur totale La sauvegarde pour les factures basées sur l'activité sur les transports maritimes comprendra: FCL (Offshore) Attention: séparément par conteneur: Type et numéro de conteneur Copie b / l Copie du formulaire de déclaration de marchandises dangereuses (le cas échéant) Frais FOB réels (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret maritime (si aucun taux n'est déjà LCL consolidé (Offshre) Attention: séparément par conteneur: Type et numéro de conteneur Copie b / l Copie du formulaire de déclaration de marchandises dangereuses (le cas échéant) Frais FOB réels (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret maritime (si aucun taux n'est déjà AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 6 sur 8 LCL non consolidé (offshore) Attention: séparément par envoi: Copie b / l Copie du formulaire de déclaration de marchandises dangereuses (le cas échéant) Frais FOB réels (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret maritime (si aucun taux n'est déjà Breakbulk (Offshore) Attention: séparément par envoi: Copie b / l Copie du formulaire de déclaration de marchandises dangereuses (le cas échéant) Frais FOB réels (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret maritime (si aucun taux n'est déjà La sauvegarde des factures basées sur l'activité sur le fret aérien doit inclure: (Offshore) Attention: séparément par envoi: Vol # Copie AWB Autorisation JDE # pour le fret aérien Frais réels d'origine locale (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret aérien (si aucun taux n'est déjà La sauvegarde des factures basées sur l'activité sur le fret routier doit inclure: (Offshore) Attention: séparément par camion: Plaque de camion # bon de commande Frais réels d'origine locale (si aucun taux n'est déjà Frais réels du fret routier (si aucun taux n'est déjà AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 7 sur 8 Autres questions commerciales Pour TOUS les services fournis (non inclus dans les tableaux de prix de l'annexe B) en utilisant un sous-traitant tiers sur une base de coût, une copie de la facture commerciale du sous-traitant doit également être incluse, le cas échéant. L administration des contrats onshore et offshore, l examen et l approbation des factures, l examen et l approbation des prix de tous les travaux pour lesquels des taux et des prix complets n ont pas été inclus dans les contrats, y compris tout le fret routier, aérien, ponctuel ou spécial, seront gérés et nécessiteront un examen approbation de TMLSA. AP n TASI-1345 Services de Consolidation et d Expédition de Fret International Page 8 sur 8
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