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Création d une base de documentaire sur Taurus en vue de la mise en réseau

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Création d une base documentaire sur Taurus en vue la mise en réseau Christine Wattebled To cite this version: Christine Wattebled. Création d une base documentaire sur Taurus en vue la mise en réseau.
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Création d une base documentaire sur Taurus en vue la mise en réseau Christine Wattebled To cite this version: Christine Wattebled. Création d une base documentaire sur Taurus en vue la mise en réseau. Sciences l information et la communication dumas HAL Id: dumas Submitted on 8 Nov 2017 HAL is a multidisciplinary open access archive for the posit and dissemination of scientific research documents, whether they are published or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers. L archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est stinée au dépôt et à la diffusion documents scientifiques niveau recherche, publiés ou non, émanant s établissements d enseignement et recherche français ou étrangers, s laboratoires publics ou privés. WATTEBLED CHRISTINE MAITRISE EN SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION RAPPORT DE STAGE CREATION D'UNE BASE DOCUMENTAIRE SUR nn jl I TUTTC T?TVT 1/1 TT? HT? T A HTfCï? T? fcT r»t?01? ATT IAURUS EN VUE DE LA IVUSE EN RESEAU STAGE DE DEUX MOIS EFFECTUE DU 17 FEVRIER AU 4 JUILLET 1997 A LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE DUNKERQUE SOUS LA DIRECTION DE; MONSIEUR COTTE, RESPONSABLE UNIVERSITAIRE MADAME BELS, RESPONSABLE PROFESSIONNEL LILLE 3 UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE SEPTEMBRE 1997 UFR ÏDIST.mflHm q? ivuj. â,\ REMERCIEMENTS JE REMERCIE LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE POUR CES DEUX MOIS DE STAGE, TOUTES LES PERSONNES QUI ONT PRIS PART AUX DEMARCHES POUR ME PLACER DANS L'ENTREPRISE ET PLUS PARTICULIEREMENT LA RESPONSABLE DU CENTRE DE DOCUMENTATION MADAME BELS ET LES DOCUMENTALISTES MESDAMES BLANCKAERT, DEDRIE ET PATUREL. JE TIENS A REMERCIER LES PERSONNES QUI ONT ESSAYE LA BASE DOCUMENTAIRES, CELLES QUI ONT REPONDU A MES QUESTIONS, AINSI QUE TOUT LE PERSONNEL POUR SON EXCELLENT ACCUEIL. II CREATION D'UNE BASE DOCUMENTAIRE SOUS TAURUS EN VUE DE LA MISE EN RESEAU REMERCIEMETS SOMMAIRE INTRODUCTION I. PRESENTATION DE LA CHAMBRE DE COMMERCE DE DUNKERQUE ET DE CCI INFO A. GENERALITES 1. Statut 2. Missions 3. Champs d'actions B. LES DIFFERENTS SERVICES DE CCI DUNKERQUE C. CCI INFO 1. Le personnel 2. Le fonds documentaire 3. Le matériel informatique 4. Les tâches documentaires a. La revue presse FLASH INFO b. La tournée c. L'envoi la revue et d'eclairages aux abonnés d. La conservation la revue e. Les dossiers thématiques f. Le bulletinage g. Le prêt interne h. Les nouveaux ouvrages i. Le Dunkerque en Chiffres j. Le rangement k. les mans documentations 1. Le gui la boutique m. La permanence du Centre Documentation II. ETUDE DE LA MISE EN RESEAU DE CCI DUNKERQUE A. LE RESEAU 1. Qu'est ce qu'un réseau? 2. Ce qui existe déjà à la Chambre B. LES BESOINS 1. Le service documentaire 2. Le personnel interne III 3. Le personnel externe a. Les types b. La recherche d'informations c. Les besoins 4. Les besoins la mise en réseaux entre les autres services C. AVANTAGES DE LA MISE EN RESEAU ET REMARQUES 1. La GED et la mise en réseau 2. Les avantages la mise en réseau pour CCI.INFO 3. Remarques D. LES SOLUTIONS 1. Le service informatique 2. La solution la plus simple 3. La solution la plus ouverte 4. La solution 5, La base sur Taurus III. LA BASE DOCUMENTAIRE A. L'EXISTANT B. LA BASE D'ESSAI 1. La base ESSAI 1 2.Les essais a. Le centre Documentation b. Le personnel interne c. Les solutions C. LA BASE DEFINITIVE 1. La nouvelle version Taurus 2. L'installation la base 3. Définition la base 4. Le manuel d'utilisation la base pour la documentation D. AVANTAGES ET INCONVENIENTS DE LA BASE DOCUMENTAIRE 1. Les inconvénients 2. Les avantages E. BASE DOCUMENTAIRE ET MISE EN RESEAU CONCLUSION ANNEXES 1 INTRODUCTION Le travail que me proposait Mme Bels à la Documentation me plaisait car je pouvais travailler sur un logiciel connu. De plus, je connaissais très peu les fonctions d'une Chambre Commerce et d'industrie. J'avais s interrogations quant à la réalisation d'une base documentaire et mes compétences. MaisJ'étais là pour apprendre. Le sujet mon rapport me vint lorsque j'ai entendu les documentalistes parler la future mise en réseau sans trop savoir ce qui allait être fait. J'avais également en tête un autre sujet rapport stage qui était la circulation l'information au sein la Chambre. MaisJ'ai souhaité étudier la mise en réseau car ce sujet était plus utile pour la Documentation puis pour la Chambre en général. 2 L PRESENTATION DE LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE DUNKERQUE ET DE CCI INFO Elle a été Chambre France. créée en Novembre 1700 par un édit royal, elle est la secon plus ancienne A. GENERALITES ( Annexe 1, p. 34 ) 1, Statut il s'agit d'un établissement économique. Il est doté la personnalité morale et est contrôlé par la tutelle ux ministères ( Industrie et Commerce ). Il est piloté par s chefs d'entreprises élus au suffrage direct par l'ensemble s industriels, commerçants et prestataires services la circonscription. 4 II représente les intérêts généraux s entreprises implantées sur son territoire. 2, Missions Etre un lieu rencontre entre les forces économiques dont elle émane et les pouvoirs publics. Animer, développer, promouvoir l'espace économique local. 3, Champs d'actions Cinq champs d'actions sont développés par CCID: = L'information économique et le conseil aux entreprises O L'appui aux entreprises par s conseils individuels, s animations, s opérations collectives, s Clubs, s groupèmènts = La formation et la qualification. Ceci passe par le développement Universitaire, le SIFOP, le CEFRAL O L'aménagement du territoire = International Coopération transfrontalière GranBretagne Belgique, ouverture sur les autres pays européens et le Mon 3 Fonctionnement la chambre L'ensemble s entreprises inscrites au registre du commerce et s sociétés Dunkerque ( industriels, commerçants et prestataires services ) sont appelées à élire tous les trois ans leurs représentants au sein la Chambre. Ils élisent 26 membres titulaires et 130 délégués consulaires. Les membres titulaires Ils sont élus tous les 6 ans et renouvelables tous les 3 ans moitié. Ils siègent en assemblée avec voix délibérante selon la formule 1 élu = 1 voix. Ils désignent le présint et 7 autres membres du Bureau. Ils élisent 18 membres associés et 16 conseillers techniques qui siègent à leurs côtés en assemblée avec voix consultante. Les membres associés sont proposés parmi les organisations patronales, les cadres et dirigeants d'entreprises industrielles, commerciales et s services. Les conseillers techniques sont choisis pour leurs compétences dans un domaine touchant l'activité économique locale. Les délégués consulaires Ils sont élus pour 3 ans. Ils sont présents dans chaque canton et servent relais d'information entre là CCI et lés entreprises. Ils élisent les juges au tribunal commerce Dunkerque. L'assemblée s membres titulaires, membres associés et conseillers techniques, se réunit une fois par mois. Son rôle Elle définit les grans orientations la politique la Chambre et son programme d'action Elle vote le budget annuel correspondant. Elle est également appelée à émettre un certain nombre d'avis réglementaires auprès s pouvoirs publics et à se positionner sur tous les grands dossiers intéressants le développement économique local. LE BUREAU Il est constitué du présint et s 7 membres titulaires. Ils se réunissent tous les 15 jours. Son rôle Avec le présint, il prépare les délibérations l'assemblée et veille à l'exécution s décisions prises par celleci. Il coordonne les travaux s commissions d'étus et réglementaires fonctionnant à la Chambre. 4 LES COMMISSIONS Trois commissions fonctionnent au sein la CCI Commerce et services marchands Industries et services à l'industrie Formation Elles regroupent s membres l'assemblée, accueillent s délégués consulaires, s représentants s clubs et groupements animés par la Chambre. Ses rôles C'est un lieu d'échange, réflexion. Elles font remonter au bureau s avis et propositions d'actions en vue leur examen et leur adoption éventuelle en assemblée. B. LES DIFFERENTS SERVICES DE CCID ( Annexe 2, p. 35 ) La CCID suit la stratégie d'intervention définie par l'assemblée générale du 17 Novembre L'orientation retenue est la suivante : O d'adapter les interventions et les moyens CCID pour air les entreprises à s'ouvrir et à conquérir nouveaux marchés Les soutenir dans l'innovation produits et services Favoriser la création d'entreprises nouvelles. Une centaine collaborateurs mettent en oeuvre les orientations, programmes d'actions arrêtées par FAssemblée et le Bureau. Ces collaborateurs sont répartis entre s services centraux et s services gérés ( SIFOP et CEFRAL ). Les services centraux La direction générale est assurée par M. JeanJacques Mora. Elle prépare les décisions, s'assure leur exécution en conformité avec le choix politique s élus. Elle anime, gère s équipes et garantit le bon fonctionnement la Chambre. La direction générale est entourée du comité direction réunissant cinq directions. Direction Générale J. J. MORA Service Administrative et financière G. PREAUX Direction du Développement B. GIRES SIFOP / CEFRAL Service Communication Information J. TRECA Direction l'enseignement et la Formation A. A. BERNSTEIN 5 Le service Communication information auquel est rattaché cci.infq a pour missions dé faire savoir ce que fait la CCI dé Dunkerque, d'informer sur sà politique, ses décisions, ses actions, les services qu'elle met à la disposition s entreprises; ainsi que contribuer à l'image la région FlandreDunkerque en liaison avec les partenaires locaux. 11 est en relation avec la presse écrite, parlée et audiovisuelle. Il réalise s brochures, s plaquettes d'information générale comme le Gui s Services. Il publie tous les mois une lettre d'information qui se nomme «Eclairages» ( Annexe 3, p. 36 ). Il est en relation avec le journal d'information économique locale: Dunkerque Expansion. Il s'occupe s relations extérieures. 6 C. CCI.INFO Le centre Documentation est ouvert à tous, il renseigne sur l'économie locale mais aussi l'économie française puisqu' il est également un relais INSEE. 1. Le personnel La responsable CCI.INFO MME BELS, documentaliste, organise et gère le centre. Elle centralise, traite ^t diffuse l'information tant à l'intérieur qu'à l'extérieur la Chambre. C'est elle qui assure les relations avec les autres services. Elle assure les relations avec la CRCI ( Chambre Régionale Commerce et d'industrie Lille ) et l'acfci ( Association s Chambres Françaises Commerce et d'industrie basée à Paris ). Du point vue budgétaire, elle fixe le budget, le gère et le suit. Elle effectue les dépenses. Elle fixe les axes travail. Elle contribue à l'ensemble s tâches documentaires et gère le relais INSEE. Elle a sous sa responsabilité trois personnes ( voir p, 5 ) : f une ai documentaliste Une archivisteai documentaliste f Une secrétaire ai documentaliste. Elle effectue le matin la lecture s revues et journaux dont les articles alimenteront la revue presse. Elle vérifie les mots clefs attribués à chaque article par la secrétaire. Elle réalise une fois par an une plaquette qui présente les données économiques la circonscription le Dunkerque en Chiffres ( Annexe 9, p ). L'ai documentaliste Elle collecte, gère et diffuse le maximum d'informations utiles aux services la CCI et ses ressortissants. Elle accueille et oriente les manurs tant internes qu'externes, elle leur fournit s renseignements. C'est l'interlocutrice entre les mans internes et externes. Elle assure la promotion son secteur par la diffusion produit d'information. Elle fonctionne en collaboration avec la responsable CCI.INFO, l'archiviste et la secrétaire. Elle s'occupe s gestions suivantes: gestion s commans d'ouvrages et s abonnements toute la Chambre gestion et suivi la boutique CCI gestion du courrier et réponses aux mans renseignements Elle rédige s rubriques pour le mensuel Eclairages ( Annexe 3, p. 36 ) dont: les foires et salons, CCI.INFO, chiffres clefs et indices. Elle interroge les banques données. Elle s'occupe la circulation et du rangement s revues avec les ux autres ai documentalistes. Elle met à jour les listes s personnalités et responsables s divers organismes, ces listes ont été modifiées à la suite s élections législatives Mai 1997. 7 Elle saisit dans la base Taurus les nouveaux livres. Pour l'instant, la base Taurus n'est alimentée que par les livres, mon travail au sein la Chambre est créer une nouvelle base qui prenne en compte aussi bien les livres que les articles presse. Elle effectue une fois par semaine la tournée qui consiste à amener dans les différents bureaux, la revue presse, les documents mandés par tel ou tel service, les trois revues et journaux encore en circulation maintenant ( comme les Echos, la Gazette du Nord Pas Calais ) ainsi que le vendredi, le journal interne le 5/5. Elle effectue aussi la lecture revues et journaux. Une fois par semaine, elle accueille le public en salle lecture ( céllèci est ouverte 14 H à 17H45 ). C'est elle qui effectue le plus travail sur ordinateur surtout sur Taurus. L'archivisteai documentaliste Elle gère les archives la CCID, sélectionne les documents à conserver. Elle participe à mitemps à l'activité du centre Documentation. Le travail d'archiviste consiste à classer les documents, à attribuer s références classements, établir une fiche recherche, classer les documents en rayons. A cet effet, elle dispose d'une pièce réservée et rayonnages dans la salle documentation. Elle remet à jour son plan classement, elle tri les documents, remet en état les dossiers et élimine les doubles. Elle tient s statistiques mensuelles et travaille en collaboration avec les partenaires extérieurs dans le domaine s archives. Elle accueille s clients extérieurs qui veulent consulter s dossiers. Le travail documentaliste consiste: assurer le suivi s abonnements à la revue presse gérer les commans Delphes ( envoi et facturation) enregistrer le courrier et les ouvrages en collaboration avec l'ai documentaliste l'accueil en salle lecture ux fois par semaine promotion et campagne publicitaire s produits et services en collaboration avec l'ai documentaliste saisie s nouveaux ouvrages sur ordinateur effectuer chaque matin le bulletinage ( enregistrement du courrier ) effectuer la tournée une fois sur trois. La secrétaireai documentaliste Elle assure la relation écrite et orale entre CCI.INFO, les autres services, la direction et l'extérieur. Elle classe les articles la revue. Son travail secrétaire consiste à taper la revue presse, les listes s personnalités, le gui la documentation, le courrier, les notes... Elle effectue s comptes rendus lors s réunions. Elle tient le tableau bord, le planning s congés. En l'absence la secrétaire la communication, elle assure la frappe du 5/5 et s courriers urgents ( lors l'absence La secrétaire, c'est la secrétaire la communication qui tape la revue presse ). Elle assure la communication à l'intérieur du service. Son travail documentaliste consiste à coter les articles la revue presse, à rédiger s borreaux Delphes ( lecture la revue Linéaires et résumés s articles, Annexe 4, p. 37 ). trois trois s s le un ux 8 Elle accueille le public ux fois par semaine en salle lecture, elle classe les nouvelles revues et les articles. Elle effectue la tournée une fois sur trois. 2. Le fonds documentaire Il comprend: s livres dont la cote est en fonction du nombre pages et du format: A hauteur maximum 14 cm B hauteur maximum 25 cm et plus 100 pages BZ hauteur maximum 25 cm et moins 100 pages C hauteur plus 25 cm et plus 100 pages CZ hauteur plus 25 cm et moins 100 pages. Ils sont rangés soit dans les rayonnages soit dans la salle lecture. s dossiers presse thématiques sur la France en général, la circonscription Dunkerquoise, Dunkerque et l'europe. s annuaires professionnels s abonnements à 173 revoies et journaux, le Centre reçoit également s revues ou journaux dont il n'est pas abonné et les gar selon leur importance ou pertinence. fonds d'archives sur l'histoire économique Dunkerque puis s encyclopédies s guis, s documents INSEE 3. Le matériel informatique ordinateurs dont un mis à la disposition tous les membres la Chambre ( il est connecté à Internet ), un second micro est puis mijuin connecté à Internet. imprimantes dont ux laser en noir et blanc et une en couleur un scanner à plat logiciels: Taurus, Excel, Access, Word 6 et Word 7, Power Point, Windows 3.11, Windows 95. connexions à s banques données dont Delphes. service documentation est relié à s serveurs comme Questel Orbit. terminal est relié à 1'AS/400. une machine à écrire à traitement texte est mise à la disposition la secrétaire et l'archiviste. photocopieurs dont un à la disposition l'interne et un avec monnayeur pour le public. CCI.INFO est relié au BBS s compagnies consulaires du NordPasCalais. 4. Les tâches documentaires a. La revue presse quotidienne FLASH INFO ( Annexe 5, p. 38 ) Dès le matin, les articles sont choisis par la documentaliste ( ou par l'ai documentaliste en cas d'absence ). Les articles sont choisis en fonction s attentes s collaborateurs et en privilégiant l'information locale. Les articles sont alors découpés et/ou photocopiés puis collés sur s feuilles blanches où sont notées en haut les références. 9 La revue est tapée dans Word 6 par la secrétaire. Le cadre la revue est fait automatiquement dans le logiciel. On effectue les premières corrections. Le logiciel laisse passer pas mal d'erreurs, les ux autres ai documentalistes ou la documentaliste relisent celleci. Les rnières corrections sont réalisées puis on imprime définitivement. La revue est amenée à Créaprim qui s'occupe l'impression s documents la Chambre. Elle est imprimée en 100 exemplaires pour l'interne, les abonnés puis le reste est mis en salle lecture. Créaprim confectionne les feuilles en couleurs avec les titres et cadres à l'avance. b. La tournée Elle consiste à amener dans les différents bureaux la revue presse. Elle est faite une fois sur trois par chaque ai documentaliste. La revue est déposée dans la corbeille entrée, on dépose également s documents mandés par un collaborateur, s revues, ou encore les trois revues et journaux qui sont encore mis en circulation ( Annexe 6, p. 39: fiche circulation ). La tournée concerne aussi le vendredi le 5/5, le journal interne réalisé par le responsable adjoint à la communication. c. L'envoi la revue et d'eclairages aux abonnés Dès la fin la tournée, le reste s revues est mis sous pli et envoyé aux abonnés, une fois par mois celleci s'accompagne la lettre d'information mensuelle Eclairages ( Annexe 3, p. 36 ). d. La conservation la revue La revue et ses articles sont gardés en l'état pendant un mois. Après cette date, les articles sont classés dans les dossiers par la secrétaire. La revue est mise dans un classeur. Les classeurs sont conservés puis la création la revue presse à la Chambre. Avant 1988, la revue presse était en noir et blanc mais sur le même modèle. e. Les dossiers thématiques Les dossiers presse étaient à mon arrivée classés selon les numéros attribués à chaque mot clef par le thésaurus Delphes. Un nouveau classement est en cours réalisation, il permettra d'éliminer certains dossiers qui ne sont plus utilisables. Le thésaurus Delphes qui est utilisé par toutes les CCI France n'est pas adapté à celle Dunkerque. Le jour même la création la revue, la secrétaire cote les articles par le mot clef significatif du texte ( à mon arrivée, il s'agissait numéros ). Le choix s mots clefs est vérifié par la documentaliste, qui les change parfois. f. Le bulletinage ( Annexe 7, p ) Tous les matins, à la réception du courrier, on procè au bulletinage s revues et journaux reçus dont le centre est abonné. Le module gestion livres et périodiques appelé Athénéo Média est réalisé par la société Mismo. Il permet une vérification du suivi s abonnements, on peut y sortir une fiche circulation périodiques. Au début la mise en place Taurus et d'athénéo, nombreuses revues étaient en circulation. Le probl
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