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FORMATION NOUVEAUX ADMINISTRATEURS & ADMINISTRATRICES avril 2019 OBJECTIFS DE LA FORMATION Comprendre le fonctionnement des instances démocratiques de l Union et de ses affiliés. Connaître les
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FORMATION NOUVEAUX ADMINISTRATEURS & ADMINISTRATRICES avril 2019 OBJECTIFS DE LA FORMATION Comprendre le fonctionnement des instances démocratiques de l Union et de ses affiliés. Connaître les rôles et responsabilités des administratrices et administrateurs. 2 PRÉSENTATION DES PARTICIPANTS Mon nom. Mon titre et mes principales fonctions. Pour moi la démocratie c est, M impliquer dans l Union c est (en un mot, une image, une courte définition). Attentes particulières, le cas échéant. 3 MISE EN CONTEXTE L Union : Une organisation bien différente et complexe Sa mission, principes et valeurs de l UPA Son environnement légal Sa structure et son fonctionnement Mode de décision démocratique 4 MISSION L Union des producteurs agricoles est l association accréditée par la loi pour représenter tous les producteurs agricoles du Québec. L Union a pour mission de promouvoir, défendre et développer les intérêts professionnels, économiques, sociaux et moraux des producteurs agricoles et forestiers du Québec, sans distinction de race, de nationalité, de sexe, de langue et de croyance. 5 MISSION (SUITE) Cette mission s inscrit dans la poursuite du bien collectif et doit être remplie avec efficacité. Les décisions prises par les administrateurs doivent viser à promouvoir, défendre et développer les intérêts professionnels, économiques, sociaux et moraux des producteurs agricoles et forestiers. 6 PRINCIPES 1. L Union regroupe et représente tous les producteurs agricoles du Québec, sans tenir compte de la dimension et de la structure de leur ferme, de la production dans laquelle ils sont engagés, ni de l endroit où ils résident. 2. Pour garantir son autonomie, les activités syndicales de l UPA sont exclusivement financées par les producteurs agricoles à partir d une cotisation égale pour tous et d une contribution qui tient compte du volume de production. 7 PRINCIPES (SUITE) 3. Les membres contrôlent la structure syndicale, particulièrement à travers le fonctionnement démocratique de ses instances, le dynamisme de sa vie syndicale et son financement. 4. Les intérêts collectifs doivent toujours primer sur les intérêts individuels ou sectoriels, lorsqu il faut décider des actions à prioriser ou des services à développer. 5. L action collective, la revendication, la présence soutenue dans l opinion publique et l établissement de partenariat sont les moyens privilégiés de l Union pour supporter ses orientations stratégiques. 8 PRINCIPES (SUITES) 6. L UPA favorise, par ses prises de position et ses actions, le maintien et le développement d entreprises à dimension humaine, propriétés de familles qui en assument essentiellement la gestion et la prise de décisions. 7. Le revenu du producteur agricole doit lui assurer une juste rémunération basée sur son coût de production, d abord à travers ses actions collectives de mise en marché; ensuite, par différents mécanismes complémentaires nécessaires, compte tenu des caractéristiques conjoncturelles et structurelles propres à l agriculture ou au marché agricole. 9 PRINCIPES (SUITES) 8. La protection de la zone agricole et la priorité des activités agricoles dans cette zone sont essentielles à l exercice de la profession et au développement de l agriculture. 9. La protection de l environnement et le développement d une agriculture durable constituent des éléments fondamentaux pour assurer la pérennité de l agriculture et des entreprises agricoles. 10 PRINCIPES (SUITE) 10. L accès de la relève à la profession et au syndicalisme agricole doit être supporté par des stratégies adéquates. 11. L accès à la formation agricole et à des services-conseils est un élément essentiel au développement des entreprises agricoles et doit être garanti à tous les producteurs agricoles du Québec. 12. La qualité de vie des producteurs demeure une préoccupation constante, notamment par la prévention des accidents et des maladies professionnelles. 11 VALEURS L Union prône les valeurs suivantes, lesquelles doivent être respectées par les administrateurs durant leur mandat : Le respect d autrui; La courtoisie et la politesse; L honnêteté et l intégrité; L impartialité et l objectivité; L équité entre les producteurs agricoles; La démocratie; La solidarité; La compétence; La loyauté. 12 FONCTIONNEMENT DES INSTANCES DÉMOCRATIQUE 13 AVANT DE COMMENCER RAPPELONS Les membres contrôlent la structure syndicale, particulièrement à travers le fonctionnement démocratique de ses instances. Ils décident des grandes orientations lors de l AGA et AGS. Ils élisent parmi eux des représentants (producteurs agricoles) ayant pour mandat de réaliser les orientations et de défendre leurs intérêts. Les représentants agissent ainsi comme administrateurs du syndicat (ou de la fédération) et forment ensemble le conseil d administration. AVANT DE COMMENCER RAPPELONS La Loi sur les producteurs agricoles L Union est l association légalement accréditée pour représenter et défendre tous les producteurs. Elle les regroupe de deux façons : Le «secteur général» (syndicats locaux, fédération régionale) et le «secteur spécialisé» selon leur production (syndicats spécialisés, fédérations spécialisées). La Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche La plupart des groupes spécialisés ont choisi d utiliser cette loi pour organiser et développer leur production et leur mise en marché (plan conjoint). Des devoirs et des pouvoirs supplémentaires. Mandats orientés, démocratiquement, selon la volonté des producteurs. 15 16 EXERCICE DU PENDULE EXERCICE DU PENDULE Objectif Explorer les devoirs et responsabilités des administrateurs. Consigne En équipe de deux ou trois. Pour chaque question, indiquez la position sur l axe des flèches afin de représenter la réponse la plus appropriée. Exemple: Option A Option B EXERCICE DU PENDULE Question #1 Qui a le plus de responsabilités décisionnelles? L assemblée générale annuelle des producteurs Le conseil d administration 18 VIDÉO # 3 - L AGA ET LE CA 19 #4 - LA SOUVERAINETÉ D UNE AGA 20 L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) 21 L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) Les principales responsabilités légales de l AGA sont : Ratifier les changements aux règlements généraux. Élire les membres du conseil d administration. Nommer le vérificateur externe. Approuver la dissolution, la fusion ou la transformation de l organisation en un autre statut juridique. L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) Autres responsabilités des AGA *: Prendre connaissance, entendre et approuver les rapports de l année. Demander la formation de comités spéciaux, si nécessaire. Prendre les décisions et donner les directives relatives à la bonne marche de l organisation. Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint : L assemblée se prononce aussi sur les activités de l office, la modification et la gestion des contributions, les projets de règlements du plan conjoint et tous les problèmes reliés à la mise en marché. * Toujours se référer aux attributions officielles prévues par les règlements généraux. L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint L assemblée générale des producteurs visés par le plan conjoint est distincte de l assemblée syndicale de la fédération. Loi sur les producteurs agricoles Assemblée générale (mission syndicale) Conseil d administration Assemblée générale (mission plan conjoint) Loi sur la mise en marché des produits agricoles et alimentaires 24 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) 25 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Les principales responsabilités légales du CA sont * : Administrer les affaires du syndicat ou de la fédération Préparer le programme des activités de l année Donner suite aux décisions prises aux assemblées générales Étudier, accepter et approuver les budgets de l année S adjoindre des comités, selon les besoins Pour les groupes spécialisés sous plan conjoint : Les administrateurs doivent respecter certaines obligations prévues dans la Loi sur la mise en marché des produits agricoles et alimentaires et de la pêche (Office). * Toujours se référer aux attributions officielles prévues dans les règlements généraux. 26 EXERCICE DU PENDULE Question #2 Qui est le plus imputable des décisions aux yeux de la Loi? Chaque administrateur individuellement L ensemble des administrateurs 27 VIDÉO # 1- LOI ET GOUVERNANCE 28 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Le rôle du conseil d administration (CA) : o Les administrateurs agissent comme «mandataires de la personne morale». o Ils doivent assumer ce rôle en protégeant l intérêt de l ensemble des producteurs agricoles et de l organisation, notamment en respectant l esprit de sa mission et les lois. o Aux yeux de la loi, ils forment un tout. En d autres termes, ils sont collectivement responsables du bon fonctionnement du syndicat ou de la fédération et de réaliser sa mission. 29 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Le président du CA : Un rôle particulier Préside (dirige) d office toutes les assemblées et les CA. Est le premier représentant et porte parole de l organisation. Il n a droit de vote qu au cas de partage égal de voix. En aucun cas, il n a double voix. Le ou les vice présidents secondent le président dans ses tâches. 30 EXERCICE DU PENDULE Question #3 Qu est-ce qu un administrateur doit faire avec l information qu il obtient dans le cadre de ses fonctions? La garder pour lui, de façon confidentielle 75% 25% La diffuser aux producteurs pour qu ils soient eux aussi bien informés 31 VIDÉO #8- LA GESTION DE L INFORMATION W:\VIE Projets et activités\vie Formation\Nouveaux administrateurs\formation nouveaux administrateurs 2019\VIDEO_TS\VTS_08_1 32 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Les administrateurs reçoivent dans le cadre de leurs fonctions des informations qui sont strictement confidentielles. Par ailleurs, le conseil d administration a le devoir d informer et de consulter les membres. 33 EXERCICE DU PENDULE Question #4 Comment les décisions doivent-elles se prendre dans un conseil d administration? Chacun doit défendre ses opinions et ses idées Chacun doit se rallier aux positions de la majorité 34 VIDÉO #5 - DISSIDENCE 35 VIDÉO #7 - UN BON ADMINISTRATEUR 36 VIDÉO # 14 - LE VOTE 37 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Chaque administrateur a le droit de faire valoir ses idées et opinions, mais le CA constitue l entité représentant l organisation et non les administrateurs individuellement. Aller à l encontre d une décision risque de nuire à la crédibilité et à l efficacité de l organisation. Les membres du CA doivent donc être solidaires des décisions prises, agir ensemble et parler d une seule voix. 38 EXERCICE DU PENDULE Question #5 Quels intérêts un administrateur doit-il prendre en considération pour prendre les décisions? Les intérêts individuels dont ceux de son entreprise Les intérêts collectifs qui représentent la majorité 39 VIDÉO # 9 - LA DÉONTOLOGIE ET LE CONFLIT D INTÉRÊTS W:\VIE Projets et activités\vie Formation\Nouveaux administrateurs\formation nouveaux administrateurs 2019\VIDEO_TS\VTS_09_1 40 LE CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Les administratrices et administrateurs doivent éviter les conflits d intérêts L'administrateur ne peut confondre les biens de la personne morale avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de la personne morale ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions ( ). (Article 323, Code civil) L'administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d'administrateur. Il doit dénoncer à la personne morale tout intérêt qu'il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts ( ). (Article 324, Code civil) Tous les administrateurs sont également soumis à des règles d éthique et un code de déontologie. 41 LES AUTRES INSTANCES Le conseil exécutif Est constitué, au minimum, du président et des vice présidents. Se charge, entre autres, d administrer les affaires courantes et de régler les problèmes qui exigent des décisions rapides. Les comités de travail Ont un pouvoir de recommandation et font rapport au CA. 42 VIDÉO # 15 CONSEILS AUX NOUVEAUX ADMINISTRATEURS 43 Les services offerts par la FUPAM LES SERVICES OFFERTS PAR LA FUPAM Quels sont-ils? 45 LES SERVICES OFFERTS PAR LA FUPAM CENTRE D EMPLOI AGRICOLE COMMUNICATIONS & AFFAIRES RÉGLEMENTAIRES VIE DÉMOCRATIQUE AVENIR ENTREPRISES AGRICOLES 46 ORGANIGRAMME 47 Techniciens Comptables Gestion agricole 48 VISITE DES BUREAUX ET DÎNER 49 50 LA STRUCTURE LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le principe d affiliation La Loi des syndicats professionnels prévoit la possibilité que trois syndicats ou plus puissent se donner une fédération, et trois fédérations ou plus puissent se constituer en Confédération. Ce regroupement facilite la cohésion, le travail et la négociation au nom des producteurs. Permettre de faire émerger les consensus qui s imposent pour développer l agriculture québécoise. 51 VIDÉO # 12 L AFFILIATION 52 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le défi du double rôle Le président d un syndicat (local ou spécialisé) est membre à la fois du CA de son syndicat et de la fédération (régionale ou spécialisée). Il doit assumer son rôle d administrateur à ces deux niveaux. C est pour cela que nous parlons d un «double rôle». 53 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le défi du double rôle Dans la pratique, le président consulte les administrateurs de leur syndicat pour divers dossiers. Ensuite, il représente le point de vue de leur syndicat lors des discussions au CA de la fédération. Lorsque vient le temps de prendre une décision, tous les administrateurs doivent mettre en commun leurs points de vue et prendre en considération d autres informations. Cela les amène à faire des compromis et des ajustements afin de s entendre sur une vision commune. Une fois la décision prise, tous doivent être solidaires et mobiliser leur syndicat dans ce sens. C est ainsi que se construit l action collective. 54 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le syndicat local Est la porte d entrée des producteurs pour leurs demandes; Défend les intérêts généraux; Agit comme porte parole officiel au niveau de la MRC; Le CA est composé de sorte à représenter l ensemble du territoire, les productions principales et autres réalités. 55 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION La fédération régionale Regroupe les syndicats locaux et spécialisés de son territoire; Coordonne et appuie leur action; Agit comme porte parole officiel au niveau de la région; Le CA est composé des présidents des syndicats locaux, ce qui permet d assurer un lien étroit avec eux. 56 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le syndicat spécialisé Est le lien avec les producteurs, au niveau régional, pour les questions relatives à la production; Le nombre de syndicats régionaux dépend du nombre de producteurs; Certaines productions n ont pas de syndicats régionaux, et ont donc un seul syndicat provincial. 57 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION La fédération ou syndicat provincial spécialisé Optimise les revenus agricoles provenant du marché et développe la production; Gère le plan conjoint, le cas échéant; Le CA est composé des présidents des syndicats spécialisés, le cas échéant. 58 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Congrès général Établit les orientations de l UPA; Élit les principaux dirigeants; Modifie les règlements; Fixe le montant ainsi que le partage de la cotisation et de la contribution; Les délégués proviennent de tous les affiliés (majoritairement les administrateurs des fédérations). 59 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le conseil général Prend les décisions et précise les orientations entre les congrès; Est composé des présidents des fédérations régionales (12) et spécialisées (27) auxquels s ajoutent les trois premiers dirigeants de l UPA. 60 LE FONCTIONNEMENT DE L UNION Le conseil exécutif S occupe de la direction générale de l'union et voit à ce que les décisions du congrès et du conseil général soient mises en œuvre; Prend toutes décisions nécessaires au bon fonctionnement; Est composé des trois principaux dirigeants et de quatre autres membres du conseil général. 61 CONSEIL EXÉCUTIF 62 CONSEIL D ADMINISTRATION FUPAM 63 PORTRAIT DU FINANCEMENT DE L UNION Producteur : Cotisation obligatoire à l UPA. Prélevé, pour les productions ayant un plan conjoint, selon un montant proportionnel et variable selon la production. Fédérations et groupes spécialisés : Remet un montant proportionnel et variable à l UPA pour l administration du plan conjoint de son secteur. C est la contribution. 356 $ 712 $ 64 EXEMPLES DE PRÉLEVÉ MONTANTS DES CONTRIBUTIONS PAR PRODUCTION (Votés au Congrès de décembre 2018 pour application 1 er août 2019) LAIT FORESTIERS ŒUFS DE CONSOMMATION VOLAILLES ŒUFS D INCUBATION POMMES POMMES DE TERRE FRUITS ET LÉGUMES PORCS PRODUCTEURS DE GRAINS AGNEAUX ET MOUTONS BLEUETS BOVINS ACÉRICOLES LAPINS CHÈVRES POULETTES 0,09492 $ L HECTOLITRE 0,04169 $ LE MÈTRE CUBE SOLIDE 0,00165 $ LA DOUZAINE 0,13656 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,00497 $ LA DOUZAINE 0,08036 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,03605 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,03624 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,12858 $ LA TÊTE 0,03561 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,67497 $ LA TÊTE 0,10661 $ LES CENT KILOGRAMMES 0,90659 $ LA TÊTE 1,35527 $ L HECTOLITRE 0,01483 $ LA TÊTE 0,19860 $ L HECTOLITRE DE LAIT 0,00343 $ LA TÊTE 65 Le processus des résolutions 66 PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS Tous les deux ans, le processus s enclenche afin de déterminer les grandes orientations de l Union. Chaque palier a un rôle à jouer dans le traitement et le cheminement des résolutions. Les résolutions sont évaluées pour déterminer quelle est l instance la mieux placée pour la traiter. Certaines peuvent être traitées par le syndicat ou la fédération. D autres sont transférées au niveau de la Confédération. 67 PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS Premier palier : syndicats locaux et syndicats spécialisés régionaux Les résolutions sont rarement connues à l avance. Le CA peut proposer des résolutions à l assemblée. Après l assemblée, le CA doit évaluer les résolutions adoptées pour déterminer le cheminement. 68 PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS Deuxième palier : fédérations régionales et groupes spécialisés provinciaux Les résolutions devraient être évaluées avant d être débattues en assemblée. Après l assemblée, les résolutions adoptées doivent être évaluées pour déterminer le cheminement. Dix résolutions au maximum peuvent être transmises pour étude au Congrès. 69 PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS Troisième palier : Confédération Le comité des résolutions évalue et regroupe les résolutions. Certaines résolutions peuvent être transmises à un comité ou une Table de travail. Les résolutions adoptées au congrès général déterminent les orientations de l Union pour deux ans. 70 PROCESSUS DES RÉSOLUTIONS Résolutions envoyées en cours d année. En dehors du processus annuel, les résolutions doivent être acheminées aux Affaires institutionnelles. Un porteur professionnel est mandaté pour recommander un cheminement interne et l affilié en est informé. En fonction de l évaluation, la résolution peut être refusée ou transmise à une instance pour information ou pour son traitement. 71 LE RÔLE DES PERSONNES-RESSOURCES LE RÔLE DES PERSONNES-RESSOURCES Le directeur général : Agit sous l autorité du CA mais n est pas un simple exécutant. Participe aux rencontres du CA et CE mais n en fait pas partie. Il voit à l exécution des décisions prises. Est «le pont» entre le CA et la structure permanente (la structure d exécution). 73 LE RÔLE DES PERSONNES-RESSOURCES Les autres professionnels et cadres ayant un rôle d appui : Offre un soutien aux administrateurs dans l exécution de leur rôle. Recherche et vulgarise l information; analyse les problématiques. Propose des solutions possibles et fourni des avis. Mets en œuvre les décisions et les actions. 74 LE RÔLE DES PERSONNES-RESSOURCES Le rôle des personnes-ressources qui accompagnent un CA est particulier. Le CA demeure l instance décisionnelle qui est responsable et imputable. La ressource offre ainsi un soutien in
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