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MANUEL D UTILISATION DE LA CHECK-LISTE ELECTRONIQUE COMBINEE DU STANDARD VEGAPLAN

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MANUEL D UTILISATION DE LA CHECK-LISTE ELECTRONIQUE COMBINEE DU STANDARD VEGAPLAN Version Table des matières 1. Introduction Comment encoder la check-liste électronique?
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MANUEL D UTILISATION DE LA CHECK-LISTE ELECTRONIQUE COMBINEE DU STANDARD VEGAPLAN Version Table des matières 1. Introduction Comment encoder la check-liste électronique? Page de présentation Vegaplan Données d entreprises de l unité d exploitation Cahier des charges / Guide Champ d application Données relatives à l audit Comment générer la check-liste Vegaplan? Check-liste Vegaplan Structure Comment procéder? Quels sont les résultats engendrés automatiquement par la check-liste? Conclusions Combinées Conclusions Vegaplan Conclusions Guide sectoriel Conclusions IPM Rapport AFSCA Téléchargement 1. Introduction Le présent document explicite le mode d utilisation de la check-liste électronique pour le Standard Vegaplan. Celle-ci présente l avantage d être combinée avec : 1. Le Guide sectoriel de l autocontrôle G-040 pour la Production Primaire Végétale (module A et B); 2. Les exigences régionales en matière de lutte intégrée (Integrated Pest Management). Par conséquent, un seul encodage est suffisant afin d obtenir les conclusions pour le Standard Vegaplan, le Guide sectoriel, les mesures IPM de la région flamande ou wallonne ainsi que le rapport AFSCA. De plus, une conclusion combinée de ces différents systèmes est proposée. Cette check-liste électronique doit ensuite être annexée à l enregistrement de l audit dans la base de données de Vegaplan. 2. Comment encoder la check-liste électronique? 2.1. Page de présentation Vegaplan La première page de la check-liste concerne les données relatives à l entreprise (NE, NUE), au(x) cahier(s) des charges concerné(s), au champ d application et enfin à l audit proprement dit. Ces données peuvent alors être reportées automatiquement à l ensemble des conclusions et rapports générés par cette check-liste Données d entreprises de l unité d exploitation Dans ce tableau, vous devez introduire les données d entreprise : coordonnées complètes, numéro d entreprise (NE) et d unité d exploitation (NUE) ainsi que le numéro de la PAC (SIGEC) et de la phytolicence. Si ces données sont disponibles, vous devez les communiquer (demandes des autorités régionales dans le cadre de l IPM). Les champs obligatoires sont repris en jaune. Dans la mesure du possible, il vous est demandé d indiquer une adresse de l agriculteur afin de permettre une meilleure communication avec lui. Lors de l encodage de ces données, veuillez ne pas insérer d espace entre les chiffres, de virgules, de points ou de tirets. 3 Le numéro SIGEC peut se retrouver dans le formulaire de déclaration de superficie sous le numéro de producteur. Pour la région wallonne : Pour la région flamande : Cahier des charges / Guide Vous sélectionnez dans le menu déroulant le cahier des charges qui est en application pour l audit. Ceci est une étape obligatoire pour un affichage correct de la check-liste. 4 Voici un détail explicatif des choix possibles : - Guide sectoriel : reprend uniquement les exigences liées au G-040 Production Primaire Végétale (modules A et B). - Guide sectoriel + IPM Flandre : reprend les exigences du G-040, les exigences IPM communes aux deux régions et les exigences IPM spécifiques à la région flamande. - Guide sectoriel + IPM Wallonie : reprend les exigences du G-040, les exigences IPM communes aux deux régions et les exigences IPM spécifiques à la région wallonne. - Guide sectoriel + IPM Flandre Wallonie : reprend les exigences du G-040, les exigences communes aux deux régions ainsi que les exigences spécifiques à la région flamande et à la région wallonne. - IPM Wallonie : reprend les exigences IPM communes aux 2 régions et les exigences spécifiques à la région wallonne. - IPM Flandre : reprend les exigences IPM communes aux 2 régions et les exigences spécifiques à la région flamande. - IPM Flandre Wallonie : reprend les exigences IPM communes aux 2 régions et les exigences spécifiques à la région Flamande et à la région wallonne. - Standard Vegaplan Wallonie : reprend les exigences du G-040, les exigences IPM communes aux 2 régions, les exigences spécifiques à la région wallonne et les exigences supplémentaires de Vegaplan. - Standard Vegaplan Flandre : reprend les exigences du G-040, les exigences IPM communes aux 2 régions, les exigences IPM spécifiques à la région flamande et les exigences supplémentaires de Vegaplan. - Standard Vegaplan International : reprend les exigences du G-040, les exigences IPM communes aux 2 régions, les exigences IPM spécifiques à la région flamande et wallonne et les exigences de Vegaplan Champ d application Dans ce tableau, vous devez introduire le(s) type(s) de culture en application en sélectionnant la croix dans la colonne «En application?». Pour chaque culture cochée, vous devez introduire dans la colonne «Surface en ha» la surface de production exprimée en hectares. Vous ne devez pas introduire de superficie pour les cultures qui ne sont pas concernées par l audit. 5 Il est important de noter que plusieurs activités sont reliées entre elles : - Si vous cochez les activités «Légumes marché du frais, cultures sous abri, de plein air» ou les graines germées, alors l activité «Légumes marché du frais» s applique automatiquement. - Si vous cochez les activités «Légumes industriels, interventions manuelles ou sans intervention manuelle», alors l activité «Légumes industriels» s applique automatiquement. - Si vous cochez les activités «Fourrage prairie Foin ou Ensilage», «Maïs fourrager», «Betteraves fourragères» ou encore «Autres fourrages destinés à l alimentation animale», alors l activité «Fourrage grossier» s applique automatiquement. - Si vous cochez les activités «Betteraves sucrières» (BSBm), «Colza», «Blé», «Orge», «Maïs» ou «Autres (miscanthus, )», alors l activité «Biomasse destinée à l industrie des biocarburants/bioliquides» doit obligatoirement être cochée. Pour rappel, ces activités ne sont pas encore certifiables actuellement. Pour rappel, l activité «stockage» est liée à l activité «production». Autrement dit, si vous sélectionnez l activité «COPs» vous devez sélectionner l activité «COP». Idem pour les activités «Pommes de terre», «Houblon» ou «Tabac». Les activités «Vente directe au consommateur» et «Vente directe au consommateur (petites quantités) ne sont quant à elles pas liées. Vous pouvez également indiquer si des activités spécifiques au G-040 module A/B sont présentes. Si d autres activités de la production primaire sont présentes, vous pouvez aussi l indiquer si elles font l objet d un audit, le numéro de certificat ainsi que l OCI responsable Données relatives à l audit Dans ce tableau, vous devez indiquer les données relatives à l audit. Pour le type d audit, vous devez choisir en cliquant sur le menu déroulant et ensuite choisir une des propositions suivantes : audit initial, audit inopiné, audit d extension, audit de suivi, audit administratif et audit intermédiaire. Nous vous demandons d introduire dans la base de données l audit brut, avec les non-conformités (y compris celles de niveaux 1 et 2 qui devront être levées pour l obtention du certificat). Si ces 6 non-conformités sont ensuite levées, vous ne devez plus à nouveau télécharger la check-liste électronique, mais uniquement encoder la décision de certification dans notre base de données Comment générer la check-liste Vegaplan? Lorsque l ensemble de la page de présentation est dûment complété et que vous avez donc sélectionné le cahier des charges ainsi que le(s) activité(s) en application pour l audit mentionné, vous cliquez sur le bouton «Vegaplan Checklist». Le résultat de cette manipulation se retrouve dans la page «Check-liste Vegaplan». En effet, seules les exigences concernées par le cahier des charges et le(s) activité(s) sélectionnées apparaissent. Les autres exigences sont encodées automatiquement comme n étant «pas en application» Check-liste Vegaplan Structure Cette deuxième page concerne l encodage proprement dit de la check-liste. Les exigences sont structurées à l aide d un code faisant référence au Guide sectoriel, au Standard Vegaplan si ce code est suivi d un astérisque (*), à la durabilité s il est suivi d un D et enfin des mesures IPM s il est suivi d un I. Le F et le W présent à la fin de certains codes font référence aux exigences IPM applicables uniquement en région flamande (F) et en région wallonne (W). Par exemple le code *.4.D/I.W signifie que cette exigence concerne le Standard Vegaplan (*), qu il s agit d une exigence liée à la Durabilité (D) et une mesure IPM (I) uniquement d application en région wallonne (W). Ensuite, les exigences sont aussi structurées en fonction du type de culture. Par exemple, le groupe de produits «FP FN V», signifie que cette exigence ne concerne que les cultures de fruits à pépins et fruits à noyaux ainsi que l activité vente directe au consommateur». 7 Comment procéder? Pour compléter la décision d une exigence, vous devez cliquer sur le menu déroulant qui se trouve pour chaque cellule en bleu, comme l illustre la figure ci-dessous : Pour les exigences du Guide sectoriel, le choix de décision se fera entre : A1 : non-conformité majeure (grave) avec notification à l AFSCA y remédier immédiatement A2 : non-conformité majeure (grave) sans notification y remédier au plus tard dans le mois B : non-conformité mineure (légère) avec plan d actions correctives +* : en ordre avec remarque + : en ordre x : pas d application Pour les exigences du Standard Vegaplan, le choix de décision se fera entre : NOK : pas en ordre +* : en ordre avec remarque + : en ordre x : pas d application 8 L ensemble des autres informations seront complétées automatiquement, que ce soit l appréciation du Guide sectoriel ou l appréciation du Standard Vegaplan. Vous pouvez aussi encoder vos remarques dans la colonne appropriée comme l illustre la figure ci-dessous : Il existe un bouton «Autofill», au-dessus de la colonne «décision». Ce bouton peut être utilisé pour attribuer automatiquement le code «+» à tous les champs d évaluation non complétés. Lors de l encodage de la check-liste, il vous est possible d encoder d abord les non-conformités. Si vous activez ensuite le bouton, un «+» s encodera automatiquement pour chaque champ d évaluation que vous n avez pas complété. Les évaluations différentes, comme «B» ou «x», que vous avez déjà encodées resteront inchangées. Lorsque le bouton «Autofill» est activé, il est remplacé par un bouton «reset +». 9 En cliquant sur le bouton «reset +», tous les «+» disparaissent à nouveau (les non-conformités introduites manuellement restent visibles). 3. Quels sont les résultats engendrés automatiquement par la check-liste? 3.1. Conclusions Combinées Les premiers résultats obtenus automatiquement sont les conclusions combinées des différents systèmes (Standard Vegaplan, Guide sectoriel, IPM). La colonne + reprend l ensemble des exigences qui sont en ordre pour le Standard Vegaplan, et la colonne - celles qui ne le sont pas. Les niveaux de non-conformité du Standard Vegaplan / IPM d une part et du Guide sectoriel d autre part, sont également repris ainsi que les éventuelles remarques que vous avez encodées comme précédemment expliqué. 10 Cette page de conclusions reprend également le Plan d action correctif (PAC), où sont reprises les mesures à entreprendre par le responsable de la mise en application pour lever les non-conformités accompagné de la date ultime de mise en application. Cette échéance passée, vous pouvez alors évaluer si ces mesures ont bien été prises dans la colonne «Evaluation par l auditeur». En bas de page, se trouvent les tableaux de conclusions reprenant pour chaque niveau de nonconformité le nombre d exigences qui ne sont pas en ordre. Les conclusions IPM reprennent l ensemble des mesures régionales de lutte intégrée. Ainsi, pour obtenir un avis général favorable pour le Standard Vegaplan, il est nécessaire que les conclusions Vegaplan (incluant les conclusions Guide sectoriel) et IPM soient favorables. Si une de ces conclusions est défavorable alors c est le Standard Vegaplan dans son ensemble qui n est pas satisfait. Pour rappel : 100% des non-conformités de niveau 1 doivent être en ordre, 70% des non-conformités de niveau 2 et les non-conformités de niveau 3 sont des recommandations. Les points d attention, reprennent le nombre de remarques qui vous avez encodées. Concernant les niveaux 2, une 11 distinction est opérée entre les exigences IPM seules pour lesquelles 70% des exigences doivent être en ordre, et les autres exigences de niveau du Standard Vegaplan pour lesquelles le score des 70% doit également être obtenu Conclusions Vegaplan Les résultats suivants détaillent pour chaque système les conclusions obtenues. Le premier concerne les conclusions du Standard Vegaplan. La colonne + reprend l ensemble des exigences qui sont en ordre pour le Standard Vegaplan, et la colonne - celles qui ne le sont pas. Les niveaux de nonconformité sont également repris ainsi que les éventuelles remarques que vous avez encodées comme précédemment expliqué. Il vous est également possible d indiquer le plan d action correctif pour la levée des non-conformités. En bas de page, se trouvent les tableaux de conclusions reprenant pour chaque niveau de nonconformité le nombre d exigences qui ne sont pas en ordre. Les conclusions IPM reprennent l ensemble des mesures régionales de lutte intégrée. Ainsi, pour obtenir un avis général favorable pour le Standard Vegaplan, il est nécessaire que les conclusions Vegaplan et IPM soient favorables. Si une de ces conclusions est défavorable alors c est le Standard Vegaplan dans son ensemble qui n est pas satisfait. 12 Pour rappel : 100% des non-conformités de niveau 1 doivent être en ordre, 70% des non-conformités de niveau 2 et les non-conformités de niveau 3 sont des recommandations. Les points d attention, reprennent le nombre de remarques qui vous avez encodées. Concernant les niveaux 2, une distinction est opérée entre les exigences IPM seules pour lesquelles 70% des exigences doivent être en ordre, et les autres exigences de niveau du Standard Vegaplan pour lesquelles, le score des 70% doit également être obtenu Conclusions Guide sectoriel Le deuxième résultat détaillé obtenu automatiquement concerne les conclusions du Guide sectoriel. Il a le même principe que pour le Standard Vegaplan, à la différence que l avis est communiqué selon les termes de l AFSCA, comme l illustre la figure ci-dessous. En bas de page, se trouve le tableau de conclusions reprenant pour chaque niveau de nonconformité le nombre d exigences qui ne sont pas en ordre. 13 3.4. Conclusions IPM Les deux prochains résultats concernent les mesures IPM, le premier pour les mesures en application en région Flamande et le second pour les mesures en application en région Wallonne. Le principe reste le même que pour les conclusions du Standard Vegaplan. Vous pouvez retrouver le tableau de conclusions reprenant pour chaque niveau de non-conformité le nombre d exigences qui ne sont pas en ordre. 14 3.5. Rapport AFSCA Les derniers résultats de la check-liste engendrés automatiquement sont la fiche et le rapport AFSCA. La fiche reprend les informations concernant l entreprise et l audit que vous avez encodé à la page de présentation et le rapport reprend quant à lui l ensemble des exigences du Guide sectoriel. 4. Téléchargement Lorsque la check-liste est entièrement encodée, vous devez la télécharger dans notre base de données lors de l enregistrement du nouvel audit Standard Vegaplan. Ce téléchargement s effectue en 2 étapes : tout d abord, vous devez cliquer sur «Choose» afin de choisir le document de votre serveur. Ensuite, vous devez cliquer sur «Upload». Seuls les fichiers xlsx et xlsxm comprenant la page «CL Export» sont autorisés. Pour rappel, si vous adaptez notre check-liste électronique, vous devez obtenir obligatoirement une validation de Vegaplan avant de pouvoir télécharger votre check-liste électronique dans notre base de données. 15
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