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Notes de conclusions des travaux du comité d accompagnent en préparation des élections sociales de Contexte Généralités Les élections sociales en vue de l installation ou du renouvellement des
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Notes de conclusions des travaux du comité d accompagnent en préparation des élections sociales de Contexte Généralités Les élections sociales en vue de l installation ou du renouvellement des organes de participation au niveau de l entreprise (conseil d entreprise et comité pour la prévention et la protection au travail) ont lieu tous les quatre ans. Les prochaines élections sociales auront en principe lieu en mai Traditionnellement, le SPF ETCS et les partenaires sociaux procèdent à une évaluation des élections écoulées, et ce, afin d être en mesure de faire des propositions fondées d amélioration et de modernisation dans le cadre de la préparation de l édition à venir. Ces propositions doivent ensuite être finalisées au sein du Conseil national du Travail (ciaprès CNT) pour finalement être traduites en temps utiles dans la législation. Afin de faciliter le déroulement de ce processus, certains éléments de réflexion sont discutés et préparés dans le cadre d une concertation plus informelle qui se tient au SPF, plus précisément, au sein du «Comité d accompagnement». La composition de ce comité d accompagnement reflète celle du CNT : il est composé des organisations représentatives d employeurs (FEB et UNISOC sous réserve de l UNISO et de l UCM) et des trois organisations représentatives de travailleurs. Application web Conformément à la législation relative aux élections sociales, les entreprises sont tenues de rentrer les résultats électoraux au SPF Emploi. Ces résultats sont agrégés en statistiques qui ultérieurement seront utiles à différents niveaux (commissions paritaires, juges sociaux. Pour leur part, les employeurs sont également tenus de communiquer un certain nombre d informations à leurs travailleurs et/ou aux organisations représentatives de travailleurs et de cadres. A l époque, les entreprises devaient communiquer leurs statistiques au SPF Emploi via des fiches statistiques papier. Elles devaient par ailleurs fournir une série d informations aux organisations représentatives de travailleurs et au SPF par courrier recommandé. Depuis les élections sociales de 2008, une application web a été développée au sein du SPF Emploi. Cette application permet aux entreprises de communiquer les données statistiques par voie électronique. Lors de la préparation de chaque élection, ce système de communication digitale est évalué, modernisé et étayé afin de le rendre plus convivial pour tous. C est dans ce contexte que des modèles de formulaires ont été mis à disposition et que le téléchargement sur une plateforme sécurisée des documents destinés aux organisations représentatives de travailleurs et de cadres a été rendu possible et a permis de supprimer les envois recommandés. Un transfert de données en continu vers les organisations représentatives de travailleurs a été instauré. La dernière facilité introduite à l occasion des élections sociales 2016 fut la possibilité pour les organisations représentatives de travailleurs et de cadres de déposer leurs listes de candidats par voie électronique via un déchargement dans l application du SPF. 1 En vue de l organisation des élections sociales de 2020, l application web a à nouveau fait l objet d une évaluation. Il importe de noter que pour la première fois, le développement de celle-ci tombe totalement sous la responsabilité du service ICT du SPF Emploi : il n est donc plus fait appel à des développeurs externes. Les collègues sont donc repartis à zéro pour élaborer leur propre application tout en se basant sur des éléments ayant donné satisfaction les années précédentes. Ce travail implique bien entendu une collaboration permanente entre les collaborateurs de la cellule organisation professionnelle de la DG IAB et les collaborateurs de la Direction ICT du SPF Emploi. Ceci dans un objectif de rendre l application la plus conviviale possible pour les parties concernées par les élections sociales. Sachant que le développement de l application est couteux en temps et en ressources pour le service ICT et les autres services du SPF les discussions ont débuté au cours de l année D une part, un certain nombre de questions de principe susceptibles d avoir un impact sur les applications informatiques ont été présentées au Comité d accompagnement. D autre part, fin 2017 début 2018 des discussions ont eu lieu avec les acteurs habilités à introduire des listes de candidats (les 3 organisations représentatives de travailleurs et la CNC) à propos précisément de l introduction digitale des listes de candidats et, plus spécifiquement, à propos du transfert de données entre les SPF et ces acteurs. Le résultat de ces discussions peut être résumé comme suit. 2. Conclusions du Comité d accompagnement (cfr PV 16 mars 2017 et 13 octobre 2017) Harmonisation des statuts Dans la réglementation en vigueur actuellement, les travailleurs de l entreprise sont, pour le suivi de la procédure électorale, répartis en différentes catégories : les ouvriers, les employés, les cadres, les jeunes travailleurs et le personnel de direction. Ces derniers peuvent, le cas échéant, être désignés par l employeur afin de le représenter : ils ne peuvent pas se porter candidat afin de représenter les travailleurs et ne peuvent pas participer au vote. Les autres travailleurs, par contre, peuvent être candidats et participer au vote. La distinction entre ouvriers et employés fait partie de l histoire du droit du travail : cette distinction est en phase de suppression progressive dans le cadre du processus d harmonisation des statuts. Suite à l arrêt n 125/2011 du 7 juillet 2011 de la Cour Constitutionnelle, la loi du 26 décembre 2013 introduisant un statut unique entre ouvriers et employés en ce qui concerne les délais de préavis et le jour de carence ainsi que ses mesures d accompagnement a marqué une première étape vers une harmonisation du statut des travailleurs. Cette harmonisation doit cependant encore être poursuivie sur divers aspects. Dès lors, la question se posait de savoir, d une part, comment il convenait d appréhender cette tendance dans le cadre de la réglementation des élections sociales et, d autre part, quelle influence une telle harmonisation aurait sur la procédure électorale telle qu elle existe actuellement. 2 Si l on optait pour ne plus faire de distinction entre les différentes catégories de travailleurs, la réglementation devait être adaptée sur différents points (détermination et répartition du nombre de mandats, présentation des candidats, composition des bureaux et des collègues électoraux, ). Cela aurait également impliqué de devoir procéder à des adaptations au niveau de l application web. Il a résulté des discussions qui ont eu lieu avec les partenaires sociaux au sein du Comité d accompagnement qu il n y avait pas de consensus favorable à une harmonisation des statuts dans le cadre des élections sociales de A ce propos, les partenaires sociaux concernés ont fait remarquer qu une décision relative à la poursuite de l harmonisation des statuts devrait intervenir au sein du Groupe des Dix d ici la fin de l année Ils ont estimé qu il était préférable que l harmonisation soit, dans un premier temps, réalisée au niveau interprofessionnel et sectoriel, avant d entreprendre cela au niveau de l entreprise (approche «top down»). Objectivation du calcul du seuil L article 14 de la loi du 20 septembre 1948 portant organisation de l économie (ciaprès :Loi organisation) combiné à l article 3 de la loi du 4 décembre 2007 relative aux élections sociales (ci-après : Loi ES) et à l article 49 de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail (ci-après : Loi bien-être) précisent les règles permettant de déterminer l occupation habituelle moyenne des travailleurs à partir de laquelle un organe de participation doit être institué dans une entreprise. Le concept d entreprise étant ici entendu comme l unité technique d exploitation. Au départ, la responsabilité du calcul du seuil revient à l employeur : s il estime que dans son entreprise le seuil est atteint, il doit entamer la procédure électorale. En principe, le calcul concret du seuil doit, conformément à l article 7, 1 er, de la loi ES, être réalisé sur base de la déclaration Dimona et ce au cours d une période de référence d une année (plus spécifiquement sur une période de 4 trimestres précédant le trimestre au cours duquel tombe le jour X ce qui revient en fait à couvrir l année calendrier précédant l année des élections). Les services du SPF Emploi n interviennent en principe pas dans ce processus de calcul du seuil. Par contre, ils ont pour tâche de récolter et de traiter les résultats des élections (les statistiques). Dans ce cadre, il est essentiel que les services du SPF puissent entrer suffisamment à temps en contact avec les entreprises susceptibles d être effectivement concernées par les élections sociales. Il est en effet indispensable d octroyer suffisamment à temps, à ces entreprises, un accès à l application web sécurisée. Jusqu à présent, la détermination des entreprises cibles a été effectuée en croisant les données de notre banque de données avec les codes d importance de la banque de données générale de l ONSS, le «répertoire des employeurs». Cela permet que les nouvelles entreprises qui, selon ce code, occupent plus de 50 travailleurs, soit reprises dans la liste des entreprises à contacter. La pratique nous apprend cependant que les données de la banque de données de l ONSS ne sont pas toujours suffisamment précises ce qui par conséquent engendre des problèmes d efficacité. Cela est néfaste pour toutes les parties impliquées dans la procédure des élections sociales en ce sens qu il est difficile de fournir aux entreprises effectivement concernées, les codes d accès à l application web, dans les délais requis. Dans un souci d améliorer l efficacité pour toutes les parties concernées (tant les employeurs que les services du SPF), on a recherché des pistes afin d élaborer une nouvelle manière de déterminer le seuil des travailleurs occupés, à l appui de données objectives et qui apporteraient plus de clarté pour tous. Une suggestion consistait à se baser, pour le calcul du seuil, sur les données-dmfa disponibles auprès de l Onss. A 3 l inverse de la Dimona, pour laquelle seules les données d entrée et de sortie sont disponibles par travailleur, la déclaration Dmfa contient les données journalières réelles d occupation de chaque travailleur de l entreprise et ce, par trimestre. Par rapport à cette suggestion d objectivation du calcul du seuil, les partenaires sociaux réunis au sein du Comité d accompagnement ont tout d abord souhaité disposer de davantage d informations sur la concrétisation de cette suggestion. L anticipation de la période de référence semblait, pour certaines parties, un élément sensible. Afin (d éventuellement) pouvoir concrétiser la proposition d objectivation du calcul du seuil, les services du SPF ont pris contact avec les services compétents de l ONSS. Les réunions bilatérales ont permis d avoir une image plus concrète des données disponibles via la déclaration Dmfa, ainsi que des possibilités d utilisation de ces données objectives pour le cadre du calcul du seuil d occupation de travailleurs dans le cadre des élections sociales. Il ressort de ces contacts que les données de la déclaration Dmfa sont effectivement relevantes et il serait en principe possible, moyennant l aide du service ICT du SPF Emploi de développer un instrument qui, à partir de la banque de données Dmfa et des données y introduites, réalise, par unité juridique, le calcul du nombre de personnes occupées au cours des 4 trimestres considérés. En lien avec ce système, il serait en principe également possible de donner aux entreprises la possibilité de demander une attestation mentionnant le chiffre d occupation de travailleurs - au sens de la législation sur les élections sociales - durant l année de référence En pratique, on doit cependant faire face à deux obstacles. D une part la réglementation relative à la protection des données. Dès lors que via le système envisagé des données à caractère personnel seraient échangées, les services de l ONSS devraient demander une autorisation au Comité sectoriel (CSS). Cette instance sera liquidée pour le 1 er avril 2018, et en attente de la mise en place d un organe de remplacement, aucune autorisation ne pourra être délivrée en vue d un échange de données à caractère personnel avec le SPF Emploi. Pour ce qui est de la mise en place du système envisagé, cela demande un travail intense (quelles données - les «codes prestations» - doivent ou non être reprises dans l outil de calcul, ainsi que la détermination des modalités de calcul spécifiques). Il n est donc pas réaliste de considérer qu un dossier complet et étayé pourrait être déposé auprès du Comité concerné dans le délai imparti. D autre part, le moment auquel les données de la Dmfa sont disponibles. Selon les experts en statistiques des services de l Onss, il n est possible de parler d une déclaration fiable et stable qu après 5 mois suivant son dépôt. En effet, après avoir rentré sa déclaration, l employeur a encore la possibilité d y apporter des corrections. Pour leur part, les services de l Onss effectuent également des contrôles et recherchent les anomalies. Si l on décidait d opter pour le calcul du seuil à l appui de la déclaration Dmfa, cela impliquerait que la période de référence devrait être déplacée au moins deux trimestres à l avance. Enfin, cela laisserait sans réponse le fait de savoir ce qu il y a lieu de faire pour les entreprises qui seraient constituées juste après la période de référence. La conclusion s impose donc que la commutation vers un calcul du seuil plus objectif sur base des données contenues dans la Dmfa sera difficilement réalisable dans la perspective des élections sociales de Néanmoins, une telle piste doit être gardée à l esprit et pourrait peut-être être ré ouverte dans le cadre de la préparation des élections sociales de Modernisation de l application Principe Comme déjà évoqué ci-dessus, l application web utile aux élections sociales de l année 2020 sera pour la première fois entièrement développée et gérée par les services du SPF. Dans le cadre de la préparation des élections sociales de 2020, certains membres du comité d accompagnement ont fait connaitre au SPF Emploi leurs désidératas au niveau des applications informatiques. Etant donné les moyens budgétaires limités, d une part, et le timing strict de la procédure électorale, d autre part, le SPF n a pas pu accéder à toutes les propositions et souhaits des différents partenaires (du calcul du seuil intégralement automatisé au remplissage d un procès-verbal des élections en ligne ; développement d un webservice pour les secrétariats sociaux ; digitalisation intégrale des listes de candidats : de leur introduction jusqu au résultat individuel ; ). Dès lors que le SPF est responsable pour la première fois de l intégralité du développement de l application, il a privilégié la mise en place d une série d améliorations réalistes permettant d offrir la garantie d un fonctionnement optimal de l application. Cela ne signifie pas que les propositions avancées par les partenaires sociaux ne sont pas retenues : ces pistes sont gardées à l esprit. Le SPF pose les jalons utiles à une automatisation complète dans le courant des prochaines éditions des élections sociales. Suite aux élections sociales de 2016, une enquête de satisfaction a été menée auprès des personnes de contact chargées des élections sociales au sein des unités techniques d exploitation concernées. La demande de participer à l enquête a été adressée via 5482 adresses mail uniques. Au final, 2204 personnes de contact ont complété l enquête. Lors du développement de l application web par le SPF Emploi, il a été tenu compte, dans la mesure du possible, des observations formulées dans le cadre de cette enquête. Il importe de signaler que la modernisation de l application web ne peut être assurée que sous réserve de l obtention des budgets et moyens nécessaires. Concrètement Tenant compte du timing strict et des moyens nécessaires, le service ICT du SPF Emploi est en mesure de garantir (ou de maintenir), pour les élections sociales de 2020, les facilités énumérées ci-dessous. Dans le cadre, le SPF a toujours visé à assurer une lisibilité et une convivialité maximales de l application pour tous les intéressés (employeurs, organisations de travailleurs, SPF). 1. Les entreprises conservent la possibilité de choix : communiquer leurs données administratives et statistiques soit électroniquement (via l application) soit sous forme papier (par la poste). Il est souhaitable que le mode papier soit limité au maximum, et il est à espérer que le pourcentage d intéressés ayant recours à ce mode papier au cours des élections sociales de 2020 ira encore en diminuant 2. En ce qui concerne les moyens d entrer en communication avec les entreprises devant entamer la procédure électorale, il faut au préalable constater que, faute de temps, l idée du système basé sur le recours à la banque de données Dmfa ne peut plus être développé. Faute de proposition constructive à propos de cette problématique, le SPF procédera comme en 2016, et fera à nouveau usage de l ebox afin de rentrer en contact avec les entreprises en question. 5 Il est à supposer que les quatre années qui se sont écoulées depuis les élections sociales précédentes ont permis de faire mieux connaitre ce système et qu il est utilisé plus aisément. Les premiers contacts avec les entreprises (les contacts avec les entreprises qui doivent pour la première fois organiser des élections sociales et l envoi des codes d accès (nom d utilisateur et mot de passe) se dérouleront donc via l e-box. Une fois qu une entreprise se sera enregistrée sur l application web, les contacts ultérieurs se feront tant via mail que via l e-box. Les entreprises qui ne peuvent être contactées ni via l e-box, ni par mail seront contactées par la poste. 3. L objectif est de tendre vers une application plus conviviale visuellement. A cette fin, le SPF a fait appel à un ergonome externe. 4. En vue d assurer une plus grande convivialité dans l utilisation de l application pour les employeurs, l on ne va plus travailleur avec différents onglets. Pour mémoire, lors des élections sociales précédentes, l employeur devait, d une part, compléter un certain nombre d informations utiles au remplissage des fiches statistiques et, d autre part, télécharger un certain nombre de documents utiles aux organisations représentatives de travailleurs (X-60, X-35, X) et au SPF (PV). En outre, l employeur pouvait, par le biais d un onglet distinct, prendre connaissance des listes de candidats téléchargées. Il est apparu de la pratique que cette manière de procéder donnait souvent lieu à confusion et oublis. Par ailleurs, il n était pas toujours clair pour les utilisateurs de savoir à quels organes (CE ou CPPT) se rapportaient les informations en question. Afin de remédier à ce problème, l on va désormais travailler avec des écrans de remplissage accessibles de manière chronologique et par phase (principe de la ligne du temps). Cela permettra aux employeurs d avoir, à tout instant, une vue claire des formalités qu ils doivent remplir. Dans un même ordre d idée, certaines données seront déjà remplies préalablement, ceci dans le contexte du principe «only once». Enfin, l organe concerné par le remplissage sera plus visible. 5. Lors des élections sociales précédentes les entreprises avaient la possibilité de télécharger les documents modèles via l application web lorsqu elles devaient transmettre des informations obligatoires aux organisations syndicales (X-60, X- 35 et X). Cela permettait aux entreprises de disposer d un instrument unique et sécurisé pour effectuer leurs communications en dehors de l entreprise. Pour les élections sociales de 2020, la convivialité de cette
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