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Organiser une réunion

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Organiser une réunion Trouver une date commune à tous tes les participant es Sommaire Principe...2 Créer un sondage...2 Envoyer le lien aux participant es...4 Réponses au sondage...6
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Organiser une réunion Trouver une date commune à tous tes les participant es Sommaire Principe...2 Créer un sondage...2 Envoyer le lien aux participant es...4 Réponses au sondage...6 Modifier le sondage...7 Options avancées...7 Problèmes rencontrés...8 Licence Creative Commons : CC-BY-SA Auteur : Conseil départemental du Finistère, Service Formation, Sylvie Péron contact:: Principe Vous organisez une réunion et souhaitez trouver une date qui convienne aux participant es. Avec Framadate vous créez une page web avec les propositions de dates, vous envoyez l'adresse de la page aux participant es qui pourront alors indiquer leurs préférences. Les personnes ont le choix entre disponible, si nécessaire et indisponible. Vous pouvez ainsi trouver la date où le maximum de gens sont présents. Vous pouvez autoriser les gens à modifier, ou non, tous les votes, ainsi qu'à voir, ou non, les résultats du sondage. L'application est compatible avec tous les navigateurs courants, (Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Safari, Opéra,...) Le service est fourni par l'association Framasoft, association loi 1901 à but non lucratif, qui s'engage à n'utiliser les données que pour le sondage créé. Les données sont stockées sur des serveurs situés en France. Créer un sondage Se connecter à Framadate Aller sur le site de Framadate : Choisir «Créer un sondage spécial dates» Saisir le titre du sondage et vos coordonnées Renseigner les trois champs obligatoires : Nom, courriel, titre du sondage. Vous pouvez rajouter une description, facultative Puis passer à l'étape 2 Renseigner les dates et les horaires Par défaut vous pouvez proposer trois jours avec trois horaires différents. Vous pouvez en rajouter ou en supprimer. Vous pouvez cliquer sur l'icone de calendrier pour accéder à un calendrier, vous pouvez aussi taper directement les dates sous la forme : jj/mm/aaaa par exemple 05/12/2017 Si trois dates ne suffisent pas, vous pouvez en rajouter en cliquant sur Vous pouvez également indiquer un intervalle de dates en cliquant sur, Framadate rajoutera toutes les jours entre les deux dates indiquées. p 2/8 Les horaires ne sont pas formatés, vous tapez le texte que vous voulez : une heure exacte, une tranche horaire, l'indication «matin» ou «aprèsmidi». Vous pouvez indiquer un lieu si celui-ci a un impact sur le choix du jour ou de l'heure. Les signes et + vous permettent d'enlever ou de rajouter des horaires. Vous pouvez également reporter les horaires du premier jour sur les suivants, particulièrement utile quand on a choisi un intervalle de jours. Pour cela, cliquez sur le bouton Quand les horaires sont renseignés, vous cliquez sur Continez Vous pouvez vérifier les dates et les heures et indiquer une date de fin de validité du sondage ; ne pas hésiter à mettre une date plus proche que celle proposée. Quand c'est bon cliquez sur Créer le sondage p 3/8 Envoyer le lien aux participant es Deux pages web : page administration et page participant es Le sondage est créé, il vous reste à l'envoyer aux participant es. Lors de sa création deux pages web sont créées, une envoyée aux participant es pour saisir leurs préférences, l'autre pour administrer le sondage : rajouter, supprimer des dates, des horaires, Remarque : l'adresse de la page participant es est reprise au début de celle de la page d'administration Page d'administration Page pour les participants Deux courriels avec les adresses des pages web Vous recevez deux courriels avec les adresses respectives des deux pages. Réservé à l'auteur du sondage p 4/8 À diffuser aux participant es Envoi du lien aux participant es Pour inviter des personnes vous pouvez transférer le courriel de Framadate destiné aux sondés ou vous pouvez créér votre propre courriel en y intégrant l'adresse destinée aux sondés, par un copier-coller de celle-ci. Vous trouvez cette adresse dans le courriel de Framadate ou dans la page d'administration de votre sondage Vous pouvez utiliser votre logiciel de messagerie habituel, votre carnet d'adresses, vos listes de diffusion pour envoyer le message d'invitation. Courriel personnalisé Tranfert du courriel Framasoft p 5/8 Réponses au sondage Les sondés reçoivent le lien pour accéder au sondage. Une fois qu'ils ont donné une réponse à une date, ils Suivant vos choix, ils voient, ou non, les réponses des peuvent la modifier, mais ne peuvent plus ne pas autres sondés. Ils peuvent modifier, ou non, les réponses répondre. Vous voyez les réponses au sondage, avec des autres sondés, Pour chaque date, les sondés disposent le nombre de gens disponibles en bas de colonne et de quatre possibilités : le nombre de personnes pouvant se libérer si ne pas répondre nécessaire entre parenthèses. disponible Dans l'exemple si nécessaire modifier tous les sondages. indisponible Les personnes invitées peuvent commenter le sondage. p 6/8 ci-dessous, chaque sondé peut Modifier le sondage Vous pouvez modifier le sondage à partir du lien d'administration. Vous pouvez rajouter, supprimer des dates tant que le sondage est actif. Si vous supprimez une date, les réponses correspondantes sont perdues. Le bouton vous permet de modifier un vote. Le bouton vous permet de supprimer un vote ou une date du sondage Options avancées Les options avancées vous permettent. d'autoriser ou non les sondés à modifier les réponses des autres sondés (oui par défaut) d'autoriser ou non les sondés à voir les résultats du sondage (oui par défaut) de mettre un mot de passe sur le sondage (pas de mot de passe par défaut) Ces options sont réglables à la création du sondage et modifiables ensuite. À la création du sondage En cliquant sur Paramètres facultatifs, vous accédez à toutes les options avancées : personnaliser le lien : vous permet de choisir son nom, il est alors conseillé de le protéger par un mot de passe. (ex: au lieu de ). N'est pas modifiable une fois le sondage créé. protéger par un mot de passe permissions : les sondés peuvent ou non modifier le vote des autres sondés notifications : être prévenu quand des sondés votent ou commentent, non modifiable une fois le sondage créé. p 7/8 En modifiant le sondage Vous pouvez modifier les options définies à la création sauf personnaliser le lien. Aller sur le lien d'administration, quand vous amenez la souris sur une option vous voyez apparaître une icône représentant un stylo qui vous donne accès à celle-ci. L'icone enregistre la modification Mot de passe : le mot de passe saisi sera demandé aux sondés lors de leur choix de date Résultats visibles par tous ou non Si les résultats sont cachés, un sondé pourra voter deux fois s'il orthographie son nom différemment (il ne se souvient plus s'il a voté). Permissions : autoriser les modifications de vote Par défaut tout le monde peut modifier les votes de tout le monde. Si vous n'autorisez les sondés qu'à modifier leur propre vote, prévenez les lorsque vous leur envoyez le lien pour le sondage. En effet lors de l'enregistrement de leur premier vote, un message s'affichera en haut de l'écran leur donnant un lien lié à leur vote, qui sera unique et qui leur permettra de modifier celui-ci. S'ils perdent ce lien, ils ne pourront plus modifier leur choix, sauf en vous contactant. Ils pourront toujours voir les résultats du sondage avec le lien initial. Cette manière de faire évite à l'utilisateur de devoir donner une adrel (adresse électronique) et de gérer un mot de passe. Problèmes rencontrés Sondage perdu Si vous avez égaré le lien d'administration, vous pouvez aller sur la page d'accueil de Framadate, un bouton «Où sont mes sondages?» vous permettra de le retrouver en donnant votre adrel (adresse électronique). p 8/8
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