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Avis de modification 13 septembre Demande d aide financière v

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Avis de modification 13 septembre 2005 Demande d aide financière v Ce document s adresse aux utilisateurs de la Demande d aide financière v et présente succinctement les modifications et/ou
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Avis de modification 13 septembre 2005 Demande d aide financière v Ce document s adresse aux utilisateurs de la Demande d aide financière v et présente succinctement les modifications et/ou ajouts introduits par la nouvelle version La présentation est scindée par onglets regroupés sous trois sections soit, Ordre général, SHQ / Villes mandataires et Système SHQ. Ordre général : Processus de traitement 1. Intégration d un système de contrôle de cheminement d étape et de transmission. Ce système repose sur l ajout de contrôles intrinsèques à la DAF et permet de régulariser le cheminement d un fichier à travers les étapes standards du processus (voir les notes complémentaires «Processus de contrôle d étape et de cheminement de l information»). Ce processus impose l obligation qu un fichier soit, à une étape donnée, approuvé, transmis à la SHQ et/ou exporté dans la base de données de cette dernière pour être apte à traiter l étape suivante. Si un fichier ne respecte pas ces conditions, le système ne pourra le reconnaître comme valide. Ainsi, à titre d exemple, un fichier ne pourra être utilisé pour déposer une requête en engagement définitif s il ne comporte pas les indicateurs découlant d une approbation, d une transmission à la SHQ et/ou d une exportation à la base ACL de la SHQ, spécifiques à l étape de l engagement conditionnel. Dans le cas présent, le terme «transmission» est l opération par laquelle une ville mandataire fait parvenir un fichier de données de base à la SHQ. Cette opération exclusive à une ville mandataire s effectue par le biais d une commande inscrite au menu SHQ-DAF. 2. Réassignation des positions des menus déroulant et des boutons-radio à l ouverture du fichier : cette mesure corrige le problème de glissement de l information vers la gauche du document. 3. Ajout, au niveau du menu SHQ-DAF, de commandes permettant de créer un fichier de données pures et de récupérer ces dernières dans un fichier DAF vierge du même niveau ou d un niveau supérieur selon certaines conditions (voir les notes complémentaires «Processus d extraction et de récupération de l information»). 4. Ré-étalonnage des valeurs associées à la publication de certains messages par le module de validation, ex. rapport «Contribution du milieu / Coûts admissibles». Onglet Général 1. Identification, par une couleur distincte, des champs de saisie réservés à l usage exclusif de la Société ou de la ville mandataire et qui ne sont pas sous en-tête, exemple le champ relatif à l année de programmation. 2. Correction au niveau du mécanisme d annulation de pointage de la case «Approuvé» (onglet Général ) ; la commande d impression n entraînera plus la disparition du crochet de la case «Approuvé». 3. Ajout d un contrôle sur la présence d une adresse principale pour le projet, au niveau de l onglet Immeubles actuels , pour accéder à l étape de la DAI. Nous aimerions vous rappeler que lors d interventions impliquant des bâtiments existants (AS, AR, AJ, TR), l adresse principale du bâtiment doit être inscrite sur la fiche «Bâtiment actuel». Pour ce qui est d un construction neuve, l adresse principale du projet doit s inscrire sur la fiche «Terrain actuel» 4. Retrait de la ligne «en blanc» du menu déroulant associé au champ de saisie # 2 «Étape du projet». Suite à l inscription d une première étape («En élaboration») sur une DAF vierge, la ligne en blanc ne sera plus accessible au menu. Cette modification, qui découle du nouveau processus du suivi des étapes, renforce l importance pour l organisme qui désire préparer un fichier de travail à partir d une copie d un fichier original approuvé, fichier de travail destiné à franchir l étape suivante, de procéder, comme tout premier geste, à l inscription de la dite étape dès l ouverture de la copie. 5. Ajout d une case à cocher permettant d identifier, dans le cas d une mixité d interventions, le fichier comme étant le document sommaire du projet. Cette case ne valide que l inscription de montants dans les champs d ajustement forcé associés au «Coût de réalisation admissible (SHQ)» - onglet Financement . 6. Ajout, à la liste du menu déroulant afférent au Taux de remboursement TPS (champ # 25) de la valeur 75 %. Cet ajout découle des nouvelles dispositions fiscales du gouvernement du Canada applicables aux organismes détenant le statut de municipalité. Pour que ce facteur (75 %) puisse être applicable, 50 % des logements du projet (dont l organisme jouit du statut de municipalité) doivent être subventionnés en vertu du programme de loyers proportionnés aux revenus des locataires (PSL). Onglet Immeubles Actuels 1. Modification permettant de gérer l inscription du point comme indicateur de décimales dans les champs relatifs aux superficies : Fiche de saisie - Terrain actuel : Superficie [ # 5] Fiche de saisie - Bâtiment actuel : Superficie totale du bâtiment [# 6] 2. Correction du traitement de l information lors de l utilisation des flèches de navigation pour les fiches «Terrain actuel» et Bâtiment actuel». 3. Correction du traitement de l affichage lors de la mise à jour des valeurs présentées au tableau sommaire de l onglet lors de la radiation, par le chargé de projet, de valeurs inscrites dans les champs «Évaluation foncière» et «Valeur marchande (Rapport d évaluation )» sans qu il y ait saisie d une valeur numérique. 4. Correction du mécanisme établissant la «Valeur de l actif» au niveau du bloc «Emphytéose» (fiche de saisie «Terrain actuel») selon le rôle de l utilisateur et l existence ou non d un rapport d évaluation. La valeur de l actif fera dorénavant l objet d un affichage distinct «Organisme» - «SHQ» plutôt qu un affichage dans un champ commun aux deux. 5. Modification, au niveau des fiches de saisie «Terrain actuel» et «Bâtiment actuel», permettant l inscription de la valeur «0» dans les champs de saisie «Acquisition partie non-résidentielle» sans qu il y ait publication d un message d erreur dans les cas où la «Proportion- partie résidentielle» inscrite est «100 %». 6. Modification, au niveau de la fiche de saisie «Terrain actuel», permettant l inscription de la valeur «0» dans les champs de saisie «Acquisition Partie résidentielle» sans qu il y ait publication d un message d erreur lorsque le terrain fait l objet d une emphytéose. Onglet Immeubles Prévus 1. Modification permettant de gérer l inscription du point comme indicateur de décimales dans les champs relatifs aux superficies : Fiche de saisie Typologie et clientèle prévue : Superficie totale [# 3] Superficie des espaces communs [# 5] 2. Modification au niveau du mécanisme de saisie de la fiche «Typologie et clientèle prévue». Cette modification permet la saisie au niveau du volet III et ce, pour un même immeuble et une même clientèle (exemple «femmes en difficulté»), d unités de chambre d urgence et d unité de chambres d occupation régulière ou transitoire. 3. Ajout, aux fiches de saisie «Typologie et clientèle prévue», d un menu déroulant permettant d associer un bâtiment prévu à un bâtiment saisi sous l onglet Immeubles- Actuels ou à l identifiant «Nouveau bâtiment» dans le cas d une intervention de type «Construction neuve». Nous tenons à souligner de nouveau que dans le cas où l adresse principale du projet est associée à un bâtiment existant, l adresse doit être inscrite sur la fiche de ce dernier et non sur la fiche du terrain qui y est rattaché. 4. Correction du traitement de l information associé à l utilisation des flèches de navigation pour la fiche de saisie «Typologie et clientèle prévue». 5. Modification au traitement relatif à l Exemption de taxes (fiche de saisie «Typologie et clientèle prévue», modification visant à permettre de qualifier distinctement, comme exempt(s) de taxes, un seul bâtiment ou plusieurs bâtiments parmi un ensemble. 6. Retrait de la valeur «Transitoire» du menu déroulant associé au Type d occupation (fiche de saisie «Typologie et clientèle prévue») pour la clientèle d un volet II. Ce type d occupation avait été inscrit par erreur pour cette clientèle dans la version originale du document. 7. Ajout, au niveau de la fiche de saisie «Typologie et clientèle prévue», d un contrôle de validation quant à l association des valeurs «Volet»-«Typologie de logement»- «Type d occupation». 8. Ajout, au niveau du sommaire présenté à l onglet, de l affichage du nombre total de bâtiments prévus. Onglet Budget de réalisation 1. Modification au niveau de la présentation des honoraires des ingénieurs; les honoraires des ingénieurs-structure et ingénieurs-mécanique/électricité seront affichés de façon distincte au budget de réalisation. 2. Ajout d une commande au menu SHQ-DAF permettant l impression des données de l organisme seulement et ce pour fins de présentation du dossier lors de la période de démarchage. 3. Modification de la formule relative au calcul des montants de taxes TPS et TVQ, secteurs Résidentiel et le Non-résidentiel, pour appliquer aux projets de Rénovation majeure (AJ) les mêmes règles que celles s appliquant aux interventions «Construction neuve» et «Transformation-recyclage». La loi prévoit que lors d intervention de type Rénovation majeure, les taxes sont applicables sur la plus élevée des deux valeurs suivantes soit, la juste valeur marchande ou le total des taxes payées à l achat et aux améliorations apportées à l immeuble. 4. Modification au niveau de la formulation du calcul de la Réserve pour taxes dans les cas d exemption de taxes ne touchant qu une partie des bâtiments inscrits sous Immeubles-prévus . 5. Correction au niveau du partage des droits de mutation entre la partie «Résidentielle» et «Non-résidentielle» dans le cas de don d actif ou d emphytéose. Dans la version originale du document, lors de don ou d emphytéose, le partage des coûts relatifs aux droits de mutation entre la partie résidentielle et non-résidentielle ne s effectuait pas automatiquement Onglet Contributions 1. Retrait de la Communauté métropolitaine de Montréal et de la Communauté métropolitaine de Québec du menu déroulant «Nom des donateurs» lié au Secteur public. En regard de subventions accordées par une municipalité laquelle se voit par la suite remboursée, en tout ou en partie, sa participation financière au projet par une communauté métropolitaine, seule la municipalité est considérée comme donatrice. 2. Ajustement du calcul du montant de l indicateur «Contribution maximale PRQ» (champ # 49) dans les cas suivants : a) lors de l existence d une subvention pour «Régions éloignées» ; b) dans le cadre de projets AccèsLogis, volet III PAMH. 3. Ajustement du calcul relatif au montant de la «Contribution minimum requise» (onglet champ # 37) pour les projets du programme AccèsLogis bénéficiant d une subvention pour «Régions éloignées» et, soit présentant une mixité de volets (dont un est de type I) ou comprenant des unités de type «chambres d urgence». 4. Ajustement du calcul de l indicateur «Contribution maximale de la municipalité - PAMH (champ # 50) dans les cas suivants : a) lors de l existence d une subvention pour «Régions éloignées» ; b) dans le cadre de projets AccèsLogis, volet III PAMH. 5. Ajout, pour les cas de mixité d interventions, de champs d ajustement pour les champs relatifs à la «Contribution minimum requise», la «Contribution maximale» (PRQ) et la «Contribution maximale de la municipalité» (PAMH). Dorénavant, en cas de mixité d interventions, ces montants doivent être calculés et saisis manuellement. La DAF (faute de posséder toutes les données nécessaires) n affiche aucune de ces valeurs lors de la saisie de valeurs dans les champs d ajustement relatifs au «Coût maximal de réalisation pour fins de subvention» à l onglet Financement . Onglet Financement 1. Désactivation des boutons-radio relatifs à la conversion des rabais de taxes en emprunts à court terme ; les ententes avec les prêteurs agréés n ayant pas été conclues à présente date, ce mécanisme de calcul ne peut être activé. 2. Retrait des champs d ajustement (Organisme et SHQ) relatifs au «Coût de réalisation admissible», (champ # 20). 3. Suppression des champs d ajustement forcé relatifs à la «Durée des travaux jusqu à la D.A.I. (en mois)» (champ # 83). Si la durée des travaux doit être modifiée, cette modification doit s effectuer au niveau de l onglet Budget de réalisation , champ # Ajout d une commande au menu SHQ-DAF permettant l impression des données de l organisme seulement et ce pour fins de présentation du dossier lors de la période de démarchage. 5. Ajout de champs d ajustement spécifiques à la saisie du Coût de réalisation maximal pour fins de subvention pour chacun des volets. Cette modification répond plus particulièrement à une exigence des projets comportant une mixité d interventions. 6. Intégration d un message d erreur lors de l inscription, par l organisme, d un montant dans un champ d ajustement relatif au «Coût maximal de réalisation pour fins de subvention» (champ # 18) pour un volet pour lequel aucune unité n a été saisie à l onglet Immeubles Prévus . À noter cependant, que le traitement de l information associé à ce processus de validation ne peut différencier le volet III-urgence du volet III régulier. 7. Régions éloignées : a) Suppression de l affichage du montant de la subvention pour «Régions éloignées» lorsque, pour un projet en région éloignée, il y a saisie d un montant dans un des champs d ajustement relatif au «Coût maximal de réalisation pour fins de subvention» (cas de mixité d interventions). Cette modification a pour but d éviter l inscription automatique d un montant de subvention qui pourrait se révéler inexact dans certains cas particuliers et de rendre incontournable son calcul manuel. b) Ajustement du calcul du montant de la subvention pour «Régions éloignées» lors de la présence d une mixité de volets ( dont au moins un des volets est du type I) au sein d un projet AccèsLogis. c) Révision du mode de répartition des coûts excédentaires (coût de réalisation vs coût de réalisation pour fins de subvention) entre les unités admissibles pour le calcul de la subvention pour régions éloignées. Les calculs sont établis sur la base proportionnelle des coûts maximums admissibles «régions éloignées» au lieu de la base proportionnelle présentement appliquée des coûts maximaux de réalisation pour fins de subvention. 8. Ajout de cases à cocher (organisme, SHQ) pour indiquer, lors de la présentation d un projet comportant une mixité d interventions en région éloignée, la présence d unités réalisées sous les interventions «Construction neuve» ou «Transformation recyclage» lorsque l intervention majeure retenue à l onglet Général (menu déroulant-champ # 8) est autre que l une de ces deux dernières. 9. a) Suppression de l affichage relatif aux «Coûts d adaptation subventionnés à 100 % - SAD» (champ # 13b) lorsque le projet comporte une mixité d interventions et qu il y a saisie d un montant dans un des champs d ajustement associés au «Coût maximal de réalisation pour fins de subvention». Cette modification a pour but d éviter l inscription automatique de coûts d adaptation subventionnés qui pourrait se révéler inexacts et de rendre incontournable le calcul manuel. b) Ajustement, pour les logements admissibles à une subvention S.A.D, du mécanisme régissant, lors d un changement d intervention (onglet Général , champ # 8), le rafraîchissement des montants maximums pouvant être reconnus en regard des coûts subventionnés à 100 % et des subventions afférentes. 10. Intégration au module de validation d un message d erreur lorsque le champ # 69 «Montant du prêt résidentiel» est inférieur à zéro. Advenant un tel cas, toutes choses étant égales d ailleurs, la subvention de base doit être ajustée en conséquence. La subvention ne peut générer un prêt résidentiel négatif qui est l indice d un financement supérieur aux coûts de réalisation. De même, pour les projets «PAMH», le module de validation affichera un message d erreur si le «Montant du prêt résidentiel» est autre que «0». Onglet Budget d exploitation 1. Ajout d une commande au menu SHQ-ACL permettant l impression des données de l organisme seulement et ce pour fins de présentation du dossier lors de la période de recherche d appuis financiers. 2. Modification au niveau de la formulation du calcul des taxes foncières pour traiter les projets dans lesquels une exemption de taxes ne touche qu une partie des bâtiments prévus. 3. Correction, au niveau du poste «Vacances et mauvaises créances», de la référence associée aux loyers médians servant de base de calcul ; la formulation a été modifiée pour que les calculs prennent en compte les «Loyers médians sans services SHQ» en lieu des «Loyers médians sans services Indicateur». Onglet Résumé 1. Pour fins d affichage, ajustement du calcul relatif au pourcentage de la subvention PRQ / PRVQ par rapport aux subventions ACL / LAQ - (champs #63 et 64). 2. Ajout du report des données «Organisme», aux sous-sections «Contributions» et «Aide additionnelle» de la section «Contributions». 3. Ré-étalonnage, pour fins d affichage et de validation, de l arrondissement de la valeur calculée de certains ratios, ex. rapport du Coût d acquisition versus l Évaluation foncière, rapport de l Acquisition versus la Valeur marchande avant travaux Onglet Liste de vérification 1. «Fiche technique de la Commission de la Construction du Québec», [bloc III, Section 3.00 doc. 60] Ce document a été retiré, les municipalités fournissant l information directement à la CCQ. 2. «Preuve détaillée du besoin (municipalités de moins de habitants)», [bloc I, Section 3.00 doc. 38] Ce document doit dorénavant être déposé avant la demande d engagement conditionnel. Il devient le document # 26, à la Section 2.00 ÉTAPE : Engagement conditionnel. 3. Modification du format d impression par défaut de la liste de vérification (pour faciliter la lecture). Onglet Brouillon 1. Nouvel onglet; l information qui y sera consignée ne fera pas l objet de transfert, d extraction / récupération, ni d une mise en forme automatique pour l impression. SHQ / Villes mandataires : Processus de traitement 1. Ajout au menu SHQ-DAF, pour les besoins du chargé de projet, d une commande permettant d effectuer la validation du document sous le volet «Organisme». Cette option du menu permet au chargé de projet de prendre connaissance du niveau de conformité du document reçu avant d en amorcer l analyse, le cas échéant. 2. Ajout, au menu SHQ-DAF, d une commande permettant aux villes mandataires de transmettre la DAF à la SHQ, sous forme de fichier de données de base, pour fins d information et / ou d autorisation (étape de l engagement définitif). À noter que l information contenue à l onglet Brouillon n est pas transmise. Onglet Général 1. Ajout d un champ de saisie pour la date de prise en effet de la DAI. Ce champ n est accessible qu au chargé de projet de la SHQ ou de la ville mandataire à l étape DA du menu déroulant «Étape du projet». 2. Ajout, à l étape de l engagement définitif, de l affichage d une fenêtre obligeant la saisie, par le chargé de projet SHQ, de la date de signature de la lettre des autorités de la SHQ. L inscription de l approbation par le chargé de projet SHQ est conditionnelle à la saisie de cette date. 3. Ajout d une fenêtre permettant, au chargé de projet ou de subvention, de conserver la date originale d approbation ou d inscrire la date du jour, lors de l approbation d une étape qui a déjà été approuvée antérieurement. Onglet Immeubles Prévus 1. Modification, à la fiche de saisie «Typologie et clientèle prévue», permettant, au chargé de projet SHQ ou de la ville mandataire, la saisie de la valeur «zéro» au niveau des coûts d adaptation. Onglet Budget de réalisation 1. Correction, au niveau du poste de dépenses «Taxes avant la DAI», de l adresse des cellules référencées pour le calcul des parties taxes foncières et taxes de services. Onglet Budget d exploitation 1. Correction, au niveau du calcul des frais d entretien - section
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