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Bruxelles, le 22 avril 2009 (Dossier ) 1. Procédure

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Avis sur la notification d'un contrôle préalable reçue du Délégué à la protection des données de la Commission européenne à propos du dossier Jeunes experts en Délégation . Bruxelles, le 22 avril 2009
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Avis sur la notification d'un contrôle préalable reçue du Délégué à la protection des données de la Commission européenne à propos du dossier Jeunes experts en Délégation . Bruxelles, le 22 avril 2009 (Dossier ) 1. Procédure Par courrier reçu le 8 décembre 2008 une notification dans le sens de l'article 27 (3) du règlement (CE) No 45/2001 a été effectuée par le délégué à la Protection des Données (ci-après le DPD ) de la Commission européenne (ci-après Commission ) concernant le dossier Jeunes experts en Délégation . Dans le cadre de cette notification, des questions ont été posées au DPD de la Commission par en date du 22 janvier 2009 et les réponses ont été reçues à la fois en date du 24 février 2009 et en date du 4 mars Le projet d'avis a été envoyé au DPD de la Commission le 19 mars 2009 pour commentaires. Des commentaires ont été fournis le 20 avril Faits Le programme des Jeunes Experts en Délégation connu aussi sous le nom JED a été créé en 1984 et il est actuellement géré par l unité K6 de la Direction K (service extérieur) de la DG RELEX de la Commission. Ce programme a pour objet de donner à de jeunes diplômés qualifiés provenant des Etats membres de l'union Européenne une expérience professionnelle appréciable comme personnel diplomatique et technique pendant une période pouvant aller jusqu à deux ans au sein des Délégations du Service Extérieur de la Commission situées dans des pays tiers, principalement dans des pays en voie de développement. Le programme est financé par la Commission ainsi que par certains Etats membres à travers des accords bilatéraux.. Personnes concernées Toute personne qui envoie une candidature à un poste JED, toute personne de référence du candidat ainsi que toute personne mentionnée par le JED à contacter en cas d'accident ou d'urgence et, si le cas se présente, le conjoint du JED. Finalité La finalité du traitement en l'espèce est l'examen de l'éligibilité des candidats JED présentés par les Etats membres, la sélection des JEDs, la détermination de l'offre d'affectation pour un poste en Délégation, la bonne exécution de tous les aspects de la gestion de leur contrat de deux ans et l'évaluation de leur performance pendant leurs fonctions au sein de la Délégation. Adresse postale : rue Wiertz 60 - B-1047 Bruxelles Bureaux : rue Montoyer Site Internet: Tél.: Fax : Base légale La base légale du traitement est l'article 3 de la Décision de la Commission du (E2690/2002) qui fait référence aux JEDs gérés par la DG RELEX. La procédure du programme est décrite sur le site internet Le contrat conclu entre le JED et la Commission qui est représentée par la DG RELEX.K6 est un contrat de droit privé qui est soumis à la législation belge du travail. Le contrat prévoit, inter alia, la nature du contrat, la rémunération et le remboursement des frais, les allocations familiales, les indemnités et d'autres avantages financiers, la période d'essai et d'évaluation etc. Procédure Les différentes étapes de présélection et de sélection sont les suivantes: un acte de candidature est envoyé par la personne concernée à l'autorité nationale compétente de l Etat membre auprès duquel elle a décidé de présenter sa candidature ; la procédure de présélection (également appelée de pré-qualification) est exclusivement prise en charge par l'autorité de cet Etat membre et n engage ni n implique la Commission européenne ; cette présélection est le résultat d une procédure nationale, conformément aux règles nationales de l'etat membre, et elle est transmise à la Commission par l'autorité nationale compétente de l Etat membre auprès duquel le candidat a présenté sa candidature. Cette transmission par la représentation permanente de l Etat membre prend la forme d une liste de candidats proposés à un entretien de sélection ; après une vérification appropriée par la Commission des critères d éligibilité des candidats proposés, cette dernière invite les candidats présélectionnés aux panels d entretien de sélection ; ces panels sont composés de représentants des services concernés de la Commission, qui reçoivent la version officielle des actes de candidature des candidats présélectionnés (tels que transmis par les Etats membres), afin de les interviewer de la façon la plus appropriée ; les candidats interviewés sont notés par les représentants de la Commission européenne. Leur décision de notation ne peut faire l objet d un appel 1 ; les résultats sont communiqués officiellement par la Commission européenne aux Représentations Permanentes respectives des Etats membres. Dans le cas où un(e) candidat(e) aurait été sélectionné(e) et aurait donné son accord à la proposition d affectation établie par la Commission européenne, notamment à travers les autorités de l Etat membre auprès duquel il/elle a présenté sa candidature, - il/elle s engage à informer la Commission européenne de tout changement relatif à cette décision d accord de la proposition d affectation au moins trois (3) semaines avant la date prévue de début du contrat de JED, et 1 Le responsable du traitement reconnaît à cet égard que cette phrase peut créer des malentendus et il procédera à sa reformulation afin de faire apparaître plus clairement les voies déjà existantes de recours et les moyens de les présenter (nom, adresse administrative du service auprès duquel il doit être introduit et délai à respecter). 2 - il/elle accepte de se soumettre à la visite médicale réglementaire organisée par le Service Médical de la Commission européenne destinée à vérifier qu il/elle dispose bien des aptitudes physiques requises pour servir dans des pays tiers. Ces phrases font partie d'une déclaration qui est extraite de l'acte de candidature; cette dernière doit être lue approuvée et signée. Les données qui sont demandées dans l'acte de candidature sont les suivantes (première phase) : photo, nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité à la naissance et actuelle, état civil, nom de jeune fille, adresse légale, téléphone, portable, , adresse actuelle, numéro de téléphone, numéro de téléphone du bureau; si le candidat a rempli ses obligations militaires; s'il a des personnes à charge et si oui leur nom, prénom, date de naissance et le lien qu'il a avec eux; études secondaires et supérieures (nom de l'établissement, durée et certificats ou diplômes obtenus, matières principales et le résultat final); bourses et stages (nom de l'établissement, durée et l'organisme qui l'a octroyé(e), les activités et le certificat obtenu); brève description de la dernière thèse/mémoire du candidat, citation des ouvrages ou articles publiés; activités et intérêts parascolaires (description et type de participation et implication), langue maternelle et autres langues (écrite, parlée et lue); expérience professionnelle (plein/mi-temps/volontariat, durée, fonction occupée, nom et adresse de l'employeur, nature et lieu du travail et description des tâches et fin de contrat pour l'emploi actuel); connaissances informatiques; séjours importants à l'étranger (pays, période et brève description des motivations et activités); talents et qualifications spéciales acquises; personnes de références (nom et titre, adresse et téléphone et consentement du candidat pour qu'elles soient contactées); motivation du candidat (indication des principales raisons pour lesquelles il a choisi ce programme); domaine d'activité préféré ou fonction au sein d'une délégation de la Commission et/ou une zone géographique et autres éléments à prendre à considération. Au moment du recrutement du JED les fiches de renseignement suivantes sont collectées par la DG RELEX.K6 (deuxième phase): titre (MR, MD, MLL); nom, nom de jeune fille, prénom, sexe, date, pays et ville de naissance, nationalité actuelle, adresse en Europe et lieu d'origine; situation familiale (célibataire, marié(e) et si oui date du mariage, séparé(e) et si oui date de séparation, divorcé(e) et si oui date de divorce, veuf (veuve) et si oui date de décès du conjoint. Des pièces justificatives doivent être fournies par le JED; renseignements concernant le conjoint (nom, prénom, date de naissance, nationalité(s), si le conjoint exerce une activité professionnelle et si oui laquelle et son revenu professionnel annuel avant déduction d'impôt, montant et devise afin que les droits pour les indemnités puissent être déterminés; 3 renseignements concernant les enfants (si le JED a des enfants et si oui combien, leur nom, prénom et date de naissance et renseignements concernant le JED (titre, nom, prénom et adresse de deux personnes à contacter en cas d'urgence). Ces fiches de renseignements doivent être signées par la personne concernée. Dans le cadre du contrat du JED avec la Commission, un formulaire relatif aux données bancaires du JED pour le paiement du salaire et des indemnités est aussi collecté par DG RELEX.K6. Données collectées pour le rapport d'évaluation du JED par le Chef de Délégation (troisième phase): L'exercice d'évaluation des performances et du comportement du JED pendant la période probatoire et après la fin de la première année contractuelle est encadré par les services de l'unité RELEX.K6 et est mené par le service de la Délégation. Une note à cet égard a été envoyée le 19 février 2009 par le Directeur du service extérieur de l'unité DG RELEX.K6 à l'attention de l'ensemble des chefs de délégation accueillant un JED en Cette note précise que Le travail du JED et son intégration au sein de la Délégation doit être encadré et supervisé par vous-même ou un fonctionnaire expérimenté désigné par vos soins (généralement le chef de section), qui, sur base d un dialogue, clarifie et explicite les fonctions et tâches du JED, ses objectifs, les conditions et la méthode de travail et les délais. C est dans ce contexte que pourra s organiser l évaluation des performances et du comportement du JED . Un rapport d'évaluation est délivré par le Chef de Délégation à la fin de la période probatoire de 3 mois du JED afin de poursuivre (ou pas) le contrat du JED. A la fin de la 1ère année contractuelle, un deuxième rapport d'évaluation est délivré par le Chef de Délégation pour prolonger ou pas ledit contrat pour une deuxième année. Enfin, à la fin de la deuxième année contractuelle (et du contrat), un rapport final d'évaluation est émis. Tous ces rapports sont établis sur base d'un dialogue avec le JED qui les contresigne et en reçoit copie. Ils sont transmis au Siège de la DG-RELEX.K6 et classés dans le dossier personnel de chaque JED. Les données collectées pour le rapport d'évaluation sont les suivantes: nom du JED, nationalité, programme, date de prise en fonction à la Délégation, lieu d'affectation, chef de Délégation et Superviseur (nom et titre) ; si l'achèvement de la période d'essai a été fructueux ou infructueux ; si les qualifications, les capacités et l'expérience du JED correspondent à la demande initiale du Chef de Délégation ; indication des qualités professionnelles et sociales du JED et justification de cette évaluation : o si le JED s'est adapté aux conditions locales assez vite ou avec quelques difficultés ou il/elle ne s'est pas adapté(e) ; o si le JED s'est bien intégré dans l'équipe de travail de la Délégation assez vite, ou avec quelques difficultés ou il/elle ne s'est pas adapté(e) ; o indication des connaissances linguistiques du JED (langue écrite, parlée et lue) et o si les connaissances linguistiques du JED sont suffisantes pour être efficaces dans l'environnement local ; description des tâches attribuées et indication des changements éventuels par rapport au descriptif des fonctions signé en début du contrat ; évaluation (excellente, bonne, suffisante) de la capacité d'apprentissage du JED, du sens de l'organisation, de sa méthode de travail, de sa capacité d'adaptation, de sa 4 collaboration, de sa capacité de jugement, de sa capacité à établir des priorités et de sa précision et rapidité dans le travail et l'apprentissage ; si la prolongation de son contrat est recommandée jusqu'à la fin de la 1ère année contractuelle et des remarques complémentaires. Le traitement en l'espèce est principalement manuel avec un back-up sous format électronique qui implique la transmission des données par courrier interne, électronique ou par valise diplomatique. Le dossier personnel établi pour chaque JED à l'occasion de son recrutement et qui contient toutes les données décrites ci-dessus est conservé par la DG RELEX et il n'est pas transmis aux services administratifs de la délégation de son lieu d'affectation. Destinataires Les destinataires des données sont Pour l'étape de sélection: les fonctionnaires représentants les DG RELEX, DEV, ELARG, AIDCO et TRADE et qui font partie des panels de sélection reçoivent une copie de l'acte de candidature des candidats et un résumé de leur candidature préparé par l'unité DG-RELEX.K6. Les membres des panels de sélection ont signé une déclaration selon laquelle ils s'engagent à assumer leurs responsabilités avec honnêteté, équité et impartialité; à déclarer immédiatement tout conflit d'intérêt;... à conserver de manière sûre et confidentielle les informations et les documents (notamment les actes de candidature des candidats) (...); à ne communiquer aucun document ou information (...) à aucune tierce partie sans l'accord préalable de la DG RELEX.K6; à respecter les règles en matière de protection des données à caractère personnel au sens du règlement 45/2001 ; Pour l'étape de la décision d'affectation des JEDs: les fonctionnaires représentant les DG RELEX, DEV, ELARG, AIDCO et TRADE (au niveau chefs d'unité, directeurs ressources et directeurs généraux) des Comités de Gestion et de Direction du service Extérieur de la Commission reçoivent le résumé de l'acte de candidature des candidats et les lieux d'affectation proposés; Le Chef d'administration et le personnel en charge des affaires du personnel de la Délégation reçoivent une copie de l'acte de candidature du JED; Dans le cadre d'une évaluation et confirmation éventuelle du JED après sa période probatoire de 3 mois, pour le renouvellement du contrat après 1 an et à la fin du contrat après 2 ans, le Chef en Délégation, le superviseur du JED et finalement l'unité de la DG-RELEX.K6 ont accès aux trois rapports d'évaluation correspondants; Les résultats sont communiqués officiellement par l'unité DG RELEX.K6 aux Représentations Permanentes respectives des Etats membres. Les données transférées sont les noms et les prénoms des candidats qui se verront proposer un poste en Délégation dans l'ordre de priorité. Droit d'accès et de rectification Tous les candidats pour un poste JED et tous les JEDs peuvent avoir accès à leur dossier ou demander rectification de leurs données à tout moment sur simple demande au gestionnaire de leur dossier à l'unité RELEX.K6. Ils peuvent les contacter à travers un courrier papier ou électronique, notamment une boîte fonctionnelle créée pour faciliter la correspondance. Les candidats peuvent également demander accès à leurs notes et aux éventuels commentaires des membres du panel de sélection portés sur leur fiche individuelle d'évaluation mais aussi obtenir des explications le cas échéant. 5 Les données sont verrouillées ou effacées dans les meilleurs délais suite à une demande argumentée des personnes concernées. Droit à l'information Quant au droit à l'information, il est indiqué que les candidats à un poste de JED ont accès au site internet pour trouver toute information sur le processus de présélection, de sélection et de recrutement. Le site contient un texte intitulé Concernant le contenu des déclarations précédentes et mes droits à la protection des données à caractère personnel . Le même texte se trouve dans l'acte de candidature. Ce texte contient, inter alia, les informations suivantes: ... Je déclare être informé que toute donnée à caractère personnel me concernant incluse, ou en relation avec, mon éventuel futur contrat, ou son exécution, est traitée dans le respect du Règlement (CE) n 45/2001 sur «la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données». Le traitement de ces données s effectuera uniquement dans le cadre de la réalisation, de la gestion et du suivi de ma candidature et/ou de mon contrat par la Direction Générale de la Commission pour les Relations Extérieures (DG RELEX), Direction K, Unité K6, sans préjudice de la transmission éventuelle aux organes chargés d une tâche de contrôle ou d inspection en conformité avec le droit communautaire. J ai pris bonne note que j ai le droit d accès à mes données personnelles et le droit de rectification de données inexactes ou incomplètes. Si je souhaite obtenir des informations concernant le traitement de mes données à caractère personnel, je dois m adresser au contrôleur de la protection des données de la Commission Européenne. J ai le droit de recours, à tout moment, devant le contrôleur européen de la protection des données. J ai pris bonne note que les actes de candidature (quel que soit leur format) reçus par la Commission des Etats membres de l UE sont conservés dans des salles d archives et serveurs électroniques fermés et sécurisés de la Commission européenne, dont l accès est strictement réservé à son seul personnel : cela concerne les candidatures des candidats proposés à la présélection pour des entretiens, ou des candidats retenus pour ces entretiens, ou des candidats sélectionnés en vue de se voir proposer un poste de JED, ou bien des candidats inclus dans une liste de réserve dans le cas où les candidats sélectionnés déclineraient l offre d emploi ou se retireraient du programme . Conservation des données Il est indiqué que la politique de conservation des données adoptée en l'espèce est fondée sur le règlement (CE) No 45/2001 ainsi que sur la législation belge du travail: Les actes de candidature sont détruits par les membres des panels de sélection à la fin du panel de sélection des JEDs. Candidats non-sélectionnés: Il n existe pas de dossier personnel pour ces candidats. Leur acte de candidature est conservé pendant une période de 2 ans, une période nécessaire d'après le responsable du traitement pour finaliser l exercice de sélection en cours, et pouvoir ainsi répondre, le cas échéant, à leurs questions, leur communiquer leurs points ou les commentaires du panel ou pour répondre aux questions des autorités des Etats membres ayant participé à l exercice de présélection (et qui souhaitent assurer un suivi de leurs candidats). Candidats sélectionnés: o si les candidats sélectionnés acceptent l offre de lieu d affectation puis le contrat, un dossier personnel est établi lors de l établissement du contrat. Ce dossier, conformément à la législation du travail belge est conservé le temps nécessaire pour 6 permettre à l employeur de fournir toute attestation utile au JED, pendant et après la fin de son contrat. La conservation des documents permettant d établir une attestation doit couvrir une période d au moins 5 ans (règle de principe); o si ces candidats n acceptent pas l offre de lieu d affectation ou le contrat proposé par après, ou se retirent définitivement du programme, aucun dossier personnel n est établi. Dans ce cas, l acte de candidature est conservé le temps nécessaire pour clôturer l exercice de sélection (2 ans), afin de pouvoir répondre à toute question des candidats ou des autorités des Etats membres ayant participé à l exercice de présélection. Il se peut cependant qu un candidat ne puisse être mobilisé dans les délais requis mais souhaite cependant rester comme candidat sur la liste de réserve ; o Ceux classés sur la liste de réserve pour leur Etat membre respectif, n'étant pas en contrat avec la Commission, il n existe pas de dossier personnel. La Commission conserve leur acte de candidature pendant au moins 1 an afin de pouvoir, le cas échéant, les contacter pour soit leur proposer d
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